I. Responsable del Tratamiento:

La Universidad Ean, como entidad sin ánimo de lucro e institución de educación superior, con personería jurídica otorgada mediante Resolución Nº 2898 del 16 de mayo de 1969 del Ministerio de Justicia, reconocida académicamente como Universidad por medio de la Resolución 2470 del 30 de mayo de 2006, en desarrollo de su actividad trata datos personales, define las finalidades para las cuales se utilizarán y tiene la calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales que le entreguen sus grupos de interés.

La Universidad Ean, identificada con NIT. 860.026.058-1, se encuentra ubicada en la dirección: Calle 71 No. 9 – 84 de la ciudad de Bogotá D.C. Su número telefónico es el 593 64 64.

La Universidad Ean informa a sus titulares que velará por facilitar el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, de conformidad con la normativa vigente sobre la materia. Usted como Titular de los datos personales puede ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección física mencionada en el párrafo anterior, o comunicarse al teléfono 593 64 64 Ext: 1195. Así mismo, podrá dirigir sus consultas o reclamos relacionadas con el tratamiento de sus datos personales al correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co.

II. Tratamiento de los Datos

De manera general, el Tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares en la Universidad Ean son: recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación y supresión.

La Institución sólo recoge y trata datos personales con autorización previa, expresa e informada de su titular, y siempre que los datos sean necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad para la que se recolectan. El Tratamiento para dichos datos está enmarcado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia. En virtud de la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, se requerirán aquellos datos necesarios para el cumplimiento de la misión, visión, propósito superior, vinculada sustantivamente con la labor de docencia, investigación y extensión.

En consecuencia, se informa a los Titulares sobre el deber de información que le compete cumplir a la Universidad, en virtud del cual le comunicará a sus grupos de interés las actividades y finalidades que se consideran indispensables para desarrollar su misión institucional, con el fin de construir comunidad y de fomentar el respeto, la diversidad y la inclusión en la sociedad, de conformidad con las normatividad interna de la Institución.

La Universidad Ean, podrá tratar datos personales sin previa autorización del Titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública y en los casos expresamente exceptuados por la ley. En estos casos velará por aplicar los principios para el Tratamiento establecidos en la normativa de datos personales.

III. Datos Sensibles

La Universidad Ean restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para prestar los servicios educativos y desarrollar su gestión administrativa, y solicitará consentimiento previo y explícito sobre la finalidad de su tratamiento, estableciendo especiales medidas de seguridad y confidencialidad para estos datos.

En aquellos casos en que para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas sea indispensable la recolección de determinada información que pueda tener naturaleza sensible, se informará claramente al Titular de los Datos con el fin de que éste entienda la razonabilidad de la solicitud, y pueda de esa manera manifestar el consentimiento explícito requerido.

Cuando el Titular advierta que se está solicitando un dato sensible para una actividad no indispensable para la prestación del servicio educativo o ejecución de la labor contratada podrá expresar su negativa a suministrar dicho dato.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean requeridos en cumplimiento de deberes legales y/o contractuales cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

  • El respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y de sus derechos fundamentales.
  • Tener en cuenta y valorar la opinión de los niños, las niñas y adolescentes, cuando estos cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender la materia.

Dentro del cumplimiento de los anteriores requisitos, el representante legal del niño, la niña o el adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del niño, la niña o el adolescente de su derecho a ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Universidad Ean, podrá solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales a menores adultos, de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos y teniendo en cuenta el interés superior del menor, frente al ejercicio de su derecho fundamental a la educación.

En aquellos casos en que existan trámites precontractuales o informativos sobre programas académicos, planes de financiación, convenios con otros establecimientos educativos la Universidad atenderá las solicitudes que hagan menores adultos, y conservará su información exclusivamente para las finalidades informadas a este Titular, las cuales estarán relacionadas únicamente con sus intereses académicos.

De manera especial, se le recomienda a los Titulares cuidar de su información personal y suministrar solamente la que le sea requerida por la Universidad Ean a través de los formatos y canales habilitados para ello. Por ello, se reitera que en los espacios académicos físicos y virtuales no se deben exponer datos que pertenezcan a la esfera íntima del Titular, lo cual supone que se haga un uso consciente de las plataformas tecnológicas que evite afectar la intimidad propia o la de terceros.. I

Finalmente, se reitera la importancia de avisar de manera oportuna sobre cualquier afectación que se advierta a la información personal propia o de terceros de tal manera que la Universidad pueda adoptar las medidas de protección adecuadas y oportunas cuando se enfrenten a situaciones imprevistas en las que se haya generado algún riesgo para su información personal. En estos casos dirigirse a la Oficial de Protección de Datos mediante el e-mail: habeasdata@universidadean.edu.co.

IV. Finalidad del Tratamiento

Dado el vínculo o la relación que usted tiene o busca establecer con la Universidad Ean, la Institución tomará los datos personales que usted proporcionó de forma libre y voluntaria y los incluirá en sus bases de datos, las cuales son administradas de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y la normativa vigente.

De forma general, el Tratamiento de sus datos se encuentra relacionado con las siguientes finalidades:

  1. Mantener una comunicación eficaz, a través de los medios disponibles como correo electrónico, físico, teléfono fijo, celular, redes sociales, u otros semejantes, relacionada con:
    a. Los servicios que presta la Universidad Ean.
    b. La información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior.
    c. Nuevos servicios que se presten por la Universidad Ean o que se relacionen con estos.
  2. Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la Universidad Ean con los estudiantes, docentes, contratistas, proveedores, colaboradores y todos sus grupos de interés.
  3. Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Universidad Ean.
  4. Indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad Ean.
  5. Estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad Ean.
  6. Realizar transmisión de datos a terceros vinculados mediante convenios, contratos o acuerdos con la Universidad Ean para el cumplimiento de su objeto institucional.
  7. Realizar transferencia de datos a entidades educativas en Colombia o en el exterior en las cuales el usuario esté adelantando o busque adelantar estudios, o aquellas entidades que en virtud de su objeto social y de la autorización dada por el Titular deban tratar información del Titular en calidad de Responsable.
  8. Desarrollar las actividades administrativas necesarias para registrar los pagos, adelantar la labor de cobranza correspondiente, actualizar la información de los Titulares y de quienes hayan servido de garantes o codeudores y emitir las certificaciones sobre el cumplimiento de tales obligaciones.
  9. Conservar información sobre las sesiones impartidas a través de plataformas privadas.
  10. Brindar acompañamiento a los miembros de la comunidad eanista a través de programas de bienestar tales como acompañamiento psicológico, actividades deportivas, culturales, entre otras.
  11. Informar a los acudientes situaciones relevantes del desarrollo de la relación académica, proponer y gestionar planes de acompañamiento, suministro de información de financiación y pagos.

Estas finalidades se desarrollan en cada una de las bases de datos registradas antes la Superintendencia de Industria y Comercio. La Universidad Ean, tiene registradas las siguientes bases de datos:

Nombre de la Base de datos

1. COLABORADORES

2. SALUD FÍSICA Y PSICOLÓGICA

3. ESTUDIANTES

4. GRADUADOS

5. PRÁCTICAS PROFESIONALES

6. EDUCACIÓN CONTINUADA Y DE EXTENSIÓN

7. BIBLIOTECA

8. INTERESADOS Y ASPIRANTES

9. PROVEEDORES Y CONTRATISTA

10. MOVILIDAD Y PROYECCIÓN GLOBAL

11. PQRS

12 PERMANENCIA ESTUDIANTIL

13. EAN FINANCIACIÓN

14. PROCESO EVALUATIVO DE ESTUDIANTES

15. CERTIFICACIONES

16. COVID-19

17. EANX

18. INSTITUTO PARA EL EMPRENDIMIENTO SOSTENIBLE

V. Transferencia y transmisión de datos personales:

La Universidad Ean podrá transmitir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa, académica, o comercial, a quienes le provean bienes o servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En este ejercicio la Universidad Ean adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada por la institución, el manual de directrices y procedimientos de datos personales, el Manual de Seguridad de la Información y los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. Así como velará, porque cuenten con sus propias Políticas y tengan medidas de seguridad y procesos que permitan dar un uso sujeto a la finalidad y con el cumplimiento de los deberes establecidos en la ley para los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.

La transferencia Internacional de datos personales se realizará, previa autorización del titular, únicamente a terceros con quienes la Universidad Ean, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal y con aquellos con quienes los estudiantes hayan manifestado su interés de generar un vínculo académico.

VI. Derechos del titular de los datos

Dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares de la información en la Universidad Ean serán los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Universidad Ean. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos y fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Ser informado por la Universidad Ean previamente sobre el uso que le ha dado la Institución a sus datos personales.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esto, con excepción de los casos en los que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado.
  5. Acceder a los datos personales que hayan sido entregados por el titular y que sean objeto de tratamiento por parte de la Universidad Ean.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Universidad Ean, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  7. Solicitar la eliminación de los datos personales cuando se haya agotado la finalidad que dio lugar a su tratamiento y no exista un deber legal o contractual que lo impida.
  8. Solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos utilizados para contacto con fines comerciales y publicitarios.

VII. Mecanismos para la protección de los derechos

La Universidad Ean ha implementado medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales necesarias para la protección de sus datos personales. Para ello cuenta con las políticas y procedimientos legales necesarios adoptados internamente y administrados por el oficial de datos personales quien lidera la adecuada ejecución del programa de gestión de protección de datos personales.

Adicionalmente cuenta con el Manual de Seguridad de la Información, el Manual de uso de cookies y otras tecnologías y el Manual Interno de Políticas y Directrices.

Para mayor información sobre el Tratamiento de sus datos personales podrá consultar la Política de Protección de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página de la Institución.

VIII. Modificaciones al aviso de privacidad:

Cualquier modificación al presente Aviso será informada oportunamente a través de la página web de la Universidad. A continuación, se relacionan las fechas en que este aviso ha sido revisado y actualizado.

Versiones:

Versión 1: 10 de octubre de 2014
Versión 2: 23 de mayo de 2019
Versión 3: 6 de agosto de 2019
Versión 4: 31 de diciembre de 2020
Versión 5: 13 de abril de 2021
Versión 6: 13 de diciembre de 2021
Versión 7: 13 de diciembre de 2022

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