I. Responsable del Tratamiento:

La Universidad Ean, como una entidad de educación superior sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada mediante Resolución Nº 2898 del 16 de mayo de 1969 del Ministerio de Justicia, reconocida académicamente como Universidad por medio de la Resolución 2470 del 30 de mayo de 2006, es quien actúa y es Responsable del tratamiento de los datos personales que le entreguen sus grupos de interés.

La Universidad Ean, identificada con NIT. 860.026.058-1, se encuentra ubicada en la dirección: calle 78 No. 9 – 47 de la ciudad de Bogotá D.C. Su número telefónico es el 593 64 64.

La Universidad Ean garantizará los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, de conformidad con la normativa vigente sobre la materia . Usted puede ponerse en contacto con nosotros a través de los siguientes canales: dirección antes mencionada o puede comunicarse al teléfono atrás indicado. Así como, podrá dirigir sus consultas o reclamos  al correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co.

II. Tratamiento de los Datos

De manera general, el tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares en la Universidad Ean son: recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación y supresión. 

La Institución sólo recoge y trata datos personales con autorización previa, expresa e informada de su titular, y siempre que los datos sean necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad para la que se recolectan. El tratamiento para dichos datos está enmarcado en la Ley 1581de 2012  y demás normas que regulen la materia.En virtud de la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, se requerirán aquellos datos  necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión.

La Universidad Ean, podrá tratar datos personales sin previa autorización del titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública y en los casos expresamente exceptuados  por la ley. 

III. Datos Sensibles

La Universidad Ean restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para prestar los servicios educativos y solicitará consentimiento previo y explícito sobre la finalidad de su tratamiento, estableciendo especiales medidas de seguridad y confidencialidad para estos datos. Si se llega a solicitar datos sensibles que no sean indispensables para la prestación del servicio educativo el Titular tendrá la facultad de dar respuesta o no a esta solicitud. 

En aquellos casos en que para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas sea indispensable la recolección de determinada información que pueda tener naturaleza sensible, se informará claramente al Titular de los Datos con el fin de que éste entienda la razonabilidad de la solicitud, y pueda de esa manera manifestar el consentimiento explícito requerido.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean   requeridos en cumplimiento de deberes legales y/o contractuales cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

  • El respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y de sus derechos fundamentales.
  • Tener en cuenta y valorar la opinión de los niños, las niñas y adolescentes, cuando estos cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender la materia.

Dentro del cumplimiento de los anteriores requisitos, el representante legal del niño, la niña o el adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del niño, la niña o el adolescente de su derecho a ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En aquellos casos en que existan trámites precontractuales o informativos sobre programas académicos, planes de financiación, convenios con otros establecimientos educativos la Universidad atenderá las solicitudes que hagan menores adultos, y conservará su información exclusivamente para las finalidades informadas a este Titular, las cuales estarán relacionadas con sus intereses académicos.

Finalmente, la Universidad Ean también tratará datos personales que sean entregados por los titulares de forma voluntaria y unilateral a la Institución sin que se les hayan requerido De allí, que se le solicite a los miembros de la Comunidad Eanista  ser conscientes de los espacios académicos y hacer el uso apropiado de sus datos, con el fin de evitar que una divulgación no solicitada pueda repercutir en su privacidad. Igualmente, se reitera la importancia de solicitar las medidas de protección adecuadas y oportunas cuando se enfrenten a situaciones imprevistas en las que se haya generado algún riesgo para su información personal.

IV. Finalidad del Tratamiento

Por el vínculo que usted tiene con la Universidad Ean, la Institución tomará los datos personales que usted proporcionó de forma libre y voluntaria y los incluirá en una base de datos, de manera directa o a través de terceros autorizados.

De forma general, el tratamiento de sus datos se encuentra relacionado con los siguientes propósitos:

  • Mantener una comunicación eficaz, a través de los medios disponibles como correo electrónico, físico, teléfono fijo, celular, redes sociales, u otros semejantes, relacionada con:
    a. Los servicios que presta la Universidad Ean.
    b. La información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior.
    c.  Nuevos servicios que se presten por la Universidad Ean o que se relacionen con estos.
  • Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la Universidad Ean con los estudiantes, docentes, contratistas, proveedores, colaboradores y todos sus grupos de interés.
  • Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Universidad Ean.
  • Indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad Ean.
  • Estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad Ean.
  • Realizar transmisión de datos a terceros vinculados mediante convenios, contratos o acuerdos con la Universidad EAN para el cumplimiento de su objeto institucional.
  • Realizar transferencia de datos a entidades educativas en Colombia o en el exterior en las cuales el usuario esté adelantando o busque adelantar estudios, o aquellas entidades que en virtud de su objeto social y de la autorización dada por el Titular deban tratar información del Titular en calidad de Responsable.
  • Desarrollar las actividades administrativas necesarias para registrar los pagos, adelantar la labor de cobranza correspondiente, actualizar la información de los Titulares y de quienes hayan servido de garantes o codeudores y emitir las certificaciones sobre el cumplimiento de tales obligaciones.
  • Conservar información sobre las sesiones impartidas a través de plataformas privadas.
  • Informar a los acudientes situaciones relevantes del desarrollo de la relación académica, proponer y gestionar planes de acompañamiento, suministro de información de financiación y pagos.

Las finalidades específicas de acuerdo a las bases de datos de la Universidad Ean son las siguientes:

Nombre de la Base de datos

Finalidad

1. COLABORADORES

INFORMACIÓN DE EMPLEADOS: 

2. SALUD FÍSICA Y PSICOLÓGICA

 

SALUD: Para la prestación de los servicios de salud y bienestar en cumplimiento de sus obligaciones como institución de educación superior, incluyendo los servicios de apoyo con diagnóstico (p.e. imágenes diagnósticas, laboratorio clínico, etc.) y terapéutico; en la investigación clínica y epidemiológica; brindar información sobre las campañas o servicios de salud, de psicología, deporte y cultura. Captura de imágenes y videos que se utilizan como material audiovisual institucional. Llevar a cabo actividades de educación a los usuarios y sus familias; enviar información a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EPS, ARL, Entes Territoriales, etc.), distritales y demás autoridades de salud; también a empresas con las cuales se tienen convenios tales como compañías farmacéuticas o eventos relacionados con la salud y el bienestar, envío de información mediante mensajes de texto y correos electrónicos o los diferentes medios que disponga la Universidad Ean.

3. ESTUDIANTES

EDUCACIÓN: Los datos serán tratados de acuerdo con las siguientes finalidades: Solicitud de datos concernientes a identificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, datos de carácter laboral, profesional y financiero; electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución con el fin de, desarrollar adecuadamente el proceso de registro y admisión a los programas profesionales, de pregrado, y posgrado; efectuar el correspondiente proceso de matrícula; enviar contenido personalizado e información detallada de los programas de la institución, unidades de estudio en relación a los procesos de homologación y reintegro y titulación que se obtiene al culminar el programa académico; implementar acciones de bienestar universitario; promocionar el acceso a becas, descuentos o incentivos y programas de movilidad académica y estudiantil; entregar información a sus padres de familia o acudientes; realizar procesos académicos y administrativos ante el Ministerio de Educación Nacional.

4. GRADUADOS

FINALIDADES VARIAS - REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LOS TITULARES, RELACIONADA CON EL OBJETO SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN: Para hacer seguimiento y realizar acciones afirmativas, para realizar contacto y fidelizar; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado con: los servicios que presta la Universidad, la información sobre convenios, alianzas o información de interés, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior y nuevos servicios que se presten por la Universidad o que se relacionen con estos; notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad; estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad; realizar transmisión y/o transferencia de datos a terceros, vinculados mediante convenios, contratos o acuerdos con la Universidad, para el cumplimiento del objeto de su vínculo jurídico y a las entidades extranjeras con las cuales se tengan convenios.

5. PRÁCTICAS PROFESIONALES

EDUCACIÓN Y CULTURA - BECAS Y AYUDAS A ESTUDIANTES: Para hacer seguimiento y realizar acciones frente a los practicantes y sus diferentes frentes de desempeño en las diferentes entidades en las cuales presten sus servicios; recolección de datos concernientes a identificación personal, información de contacto de los tutores empresariales a través de las empresas con las cuales se tiene convenio de prácticas con la Universidad Ean; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado con: los servicios que presta la Universidad, la información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior y nuevos servicios que se presten por la Universidad o que se relacionen con estos; notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad.

6. EDUCACIÓN CONTINUADA Y DE EXTENSIÓN 

EDUCACIÓN Y CULTURA: Solicitud de datos concernientes a identificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución con el fin de, desarrollar adecuadamente el proceso de registro e inscripción a los programas de educación continua y formación a la medida; desarrollar acciones para el seguimiento académico y permanencia del estudiante; desarrollar adecuadamente el proceso de actualización de los datos de los participantes en los diferentes programas de formación; realización y entrega de certificados o desempeño académico; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado  con: notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad; realizar transmisión y/o transferencia de datos a terceros, vinculados mediante convenios, contratos o acuerdos con la Universidad, para el cumplimiento del objeto de su vínculo jurídico y a las entidades extranjeras con las cuales se tienen convenios y las cuales se encuentran incluidas en el listado de la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio; uso de huellas digitales para el ingreso a las instalaciones o servicios de la Universidad; uso de grabaciones de voz, imágenes fotográficas y videos en la participación de espacios virtuales que se desarrollan en las plataformas tecnológicas que disponga la Universidad para ser utilizadas con fines institucionales y académicos; gestión de las comunicaciones radicadas por los usuarios (felicitaciones, quejas, peticiones, ejecución de sus derechos como titular y sugerencias) y su seguimiento respectivo. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.

7. BIBLIOTECA

EDUCACIÓN Y CULTURA - ENSEÑANZA UNIVERSITARIA O SUPERIOR: Obtener y custodiar la información de los titulares que realicen de consultas, prestamos de material bibliográfico, y elementos de cómputo u otros recursos que disponga la Universidad; relación detallada del comportamiento de préstamo, oportunidad de entrega y sanciones; uso de imágenes fotográficas y videos con fines institucionales y académicos; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado  con: los servicios que presta la Universidad, la información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior y nuevos servicios que se presten por la Universidad o que se relacionen con estos; notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad; estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad; gestión de las comunicaciones radicadas por los usuarios (felicitaciones, quejas, peticiones, y sugerencias) y su seguimiento respectivo. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.

8. INTERESADOS Y ASPIRANTES

EDUCACION:  Se recolecta la información de los titulares interesados en cursar programas de educación formal o no formal ofrecidos por la Universidad, con el fin de contactarlos para agilizar su proceso de inscripción, admisión, matrícula, continuidad, reintegro; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado con: los servicios que presta la Universidad, la información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior y nuevos servicios que se presten por la Universidad o que se relacionen con estos; notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad; estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad; realizar transmisión y/o transferencia.

9. PROVEEDORES Y CONTRATISTA

GESTIÓN CONTABLE, FISCAL Y ADMINISTRATIVA - GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónico; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y contractuales; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la institución; envío de información de los productos, servicios o novedades; rastreo en bases de datos restrictivas tales como: policía, procuraduría, contraloría, SARLAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga; reportar ante cualquier operador de información o central de riesgo legalmente autorizada, datos tratados o sin tratar.

10. MOVILIDAD Y PROYECCIÓN GLOBAL 

Intercambio de información de los titulares realizando transferencia internacional de datos con Universidades o institutos de educación en otros países con el fin de realizar movilidad estudiantil o académica de corta y larga duración, movilidad administrativa y docente; mantener una comunicación eficaz a través de los diferentes medios que establezca la Universidad (correo, mensajes de texto, chat, entre otros) relacionado  con: los servicios que presta la Universidad, la información sobre convenios, alianzas o información de interés, contenidos que realiza en calidad de Institución de Educación Superior y nuevos servicios que se presten por la Universidad o que se relacionen con estos; notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la Institución; indagar sobre la calidad del servicio que presta la Universidad; estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece la Universidad; realizar transmisión y/o transferencia de datos a terceros, vinculados mediante convenios, contratos o acuerdos con la Universidad, para el cumplimiento del objeto de su vínculo jurídico y a las entidades extranjeras con las cuales se tienen convenios y las cuales se encuentran incluidas en el listado de la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio; uso de huellas digitales para el ingreso a las instalaciones o servicios de la Universidad; uso de grabaciones de voz, imágenes fotográficas y videos en la participación de espacios virtuales que se desarrollan en las plataformas tecnológicas que disponga la Universidad para ser utilizadas con fines institucionales y académicos; gestión de las comunicaciones radicadas por los usuarios (felicitaciones, quejas, peticiones, ejecución de sus derechos como titular y sugerencias) y su seguimiento respectivo. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.

11. PQRS

FINALIDADES VARIAS - ATENCIÓN AL CIUDADANO/CLIENTE (GESTIÓN PQR)/RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS INTERNOS O EXTERNOS SOBRE PRODUCTOS O SERVICIO: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Gestionar las comunicaciones radicadas por los usuarios (felicitaciones, quejas, peticiones, ejecución de sus derechos como titular y sugerencias) y su seguimiento. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.

12 PERMANENCIA ESTUDIANTIL

EDUCACIÓN: La base de datos de permanencia estudiantil tiene como finalidad dar acompañamiento a estudiantes en su proceso formativo en aspectos como financieros, académicos, institucionales y personales con el fin de mitigar la deserción estudiantil.

13. EAN FINANCIACIÓN

EDUCACIÓN Y CULTURA - BECAS Y AYUDAS A ESTUDIANTES: Gestión Administrativa, financiera, y contable para otorgar apoyos financieros a los estudiantes de la Universidad.

14. PROCESO EVALUATIVO DE ESTUDIANTES

EDUCACIÓN Y CULTURA - ENSEÑANZA UNIVERSITARIA O SUPERIOR: Se toma Información de los Titulares para realizar Evaluación por competencias de las Unidades de Estudio inscritas por el estudiante.

15. CERTIFICACIONES

EDUCACIÓN Y CULTURA - ENSEÑANZA UNIVERSITARIA O SUPERIOR: Se toma Información de los Titulares para realizar el proceso de Certificación en competencias de docentes / estudiantes.

16. COVID-19

SANIDAD - GESTIÓN Y CONTROL SANITARIO: Detectar de manera temprana, evaluar condiciones de alto riesgo personales, familiares o sociales próximas y prevenir la propagación del Coronavirus CoVid-19 en nuestra comunidad Eanista; se ha desarrollado el presente formulario el cual nos brindara información vital y necesaria para establecer medidas y acciones de cuidado individual y colectivo en nuestras instalaciones. Esto en virtud de las obligaciones derivadas de la normativa vigente para hacerle frente a la pandemia del Coronavirus COVID-19.

17. EANX

EDUCACIÓN: Tener registro de los datos de los titulares de la información para realizar el control y seguimiento de su desarrollo académico y la conservación de esta información en cumplimiento de la ley.

18. INSTITUTO PARA EL EMPRENDIMIENTO SOSTENIBLE

EDUCACIÓN: Tener registro de los datos de los titulares de la información para realizar el control y seguimiento de su desarrollo académico y la conservación de esta información en cumplimiento de la ley.

V. Transferencia y transmisión de datos personales:

La Universidad Ean podrá transferir o transmitir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa que le provean  servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En este ejercicio la Universidad Ean adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por la institución, el manual de procedimientos de datos personales, el Manual de Seguridad de la Información y los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. Así como velará, porque cuenten con sus propias Políticas y tengan medidas de seguridad y procesos que permitan dar un uso sujeto a la finalidad.

La transferencia Internacional de datos personales se realizará únicamente a terceros con quien la Universidad Ean, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal. Estas Universidades, Institutos u Organismos estarán a su disposición en la la Página web de la Universidad Ean.

VI. Derechos del titular de los datos

Dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares de la información en la Universidad Ean serán los siguientes:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Universidad Ean. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos y fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Ser informado por La Universidad Ean previamente sobre el uso que le ha dado la Institución a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio. o la entidad que corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Con excepción de los casos en los que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Universidad Ean, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

VII. Mecanismos para la protección de los derechos

La Universidad Ean ha implementado medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales necesarias para la protección de sus datos personales. Para ello cuenta con las políticas y procedimientos legales necesarios adelantados por el oficial de datos personales que desarrolla con el respaldo institucional bajo el marco normativo aplicable el programa de gestión de protección de datos personales.

Adicionalmente cuenta con el Manual de Seguridad de la Información Ver manual y el Manual de uso de cookies y otras tecnologías Ver manual y el Manual Interno de Políticas y Directrices Ver manual

Para mayor información sobre el tratamiento de sus datos personales podrá consultar la Política de Protección de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página de la Institución.

VIII. Modificaciones al aviso de privacidad:

Cualquier modificación al presente Aviso le será notificado a través de la página web de la Universidad.

Versiones:

Versión 1: 10 de octubre de 2014
Versión 2: 23 de mayo de 2019
Versión 3: 6 de agosto de 2019
Versión 4: 31 de diciembre de 2020
Versión 5: 13 de abril de 2021

 

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