La Universidad Ean cuenta con procesos eficientes y eficaces que garantizan la gestión administrativa y académica y favorecen el crecimiento esperado según sus referentes estratégicos.

Los colores que representan a cada familia de procesos están basados en los componentes del triángulo griego propuesto por Michel Godet en el libro la caja de herramientas de la prospectiva estratégica y tienen la siguiente interpretación:

  • Azul: Procesos de Gobierno y Dirección. Corresponden al Logos, el pensamiento, la reflexión, la anticipación.
  • Amarillo: Procesos de Apoyo. Representan el Epithumia, deseo, movilización, apropiación
  • Verde: Procesos Misionales, el Erga, la acción, voluntad
  • Naranja: Partes interesadas.

Mapa de procesos

mapa de procesos

Mapa de subprocesos

mapa de subprocesos

Procesos de Gobierno y Dirección:

PROCESOS SUBPROCESOS ARÉAS DE TRABAJO ACTIVIDAD

Gobierno

Decisiones Estatutarias

Sala General

De conformidad con los Estatutos, la Sala General es el máximo órgano de gobierno de la Universidad Ean y sus atribuciones están señaladas en los mismos.

Establecimiento de Políticas y Directrices Institucionales

Consejo Superior

De conformidad con los Estatutos, el Consejo Superior es el máximo órgano de dirección administrativa, académica y financiera y sus atribuciones están señaladas en los mismos.

Control Interno y Comité de Auditoría

De conformidad con los Estatutos, el control interno de la Universidad Ean, forma parte del Sistema Integrado de Gestión y de apoyo gerencial, que se fundamenta en los Principios, Misión y objetivos Institucionales, así como valores, políticas, normas, estructuras de organización, esquemas de administración, planes, procesos, procedimientos, sistemas de información y comunicación, de gestión de riesgos y de calidad, y mecanismos de verificación, de evaluación y de seguimiento, con el objeto de garantizar una adecuada administración y protección de los recursos, confiabilidad en la información y para que las actividades, servicios, operaciones y actuaciones de sus colaboradores, generen valor y se realicen con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad, conforme a la ética, a la moral, a la Ley, normatividad aplicable, normas, disposiciones y reglamentos.

Dirección Ejecutiva

Direccionamiento Estratégico y Control Global de la Gestión

Liderado por Rectoría y Gerencia General

Rectoría

De conformidad con lo establecido en los artículos 4°. y 40. de los Estatutos, el Rector es el representante legal de la Universidad Ean, responsable de la gestión académica y administrativa con el apoyo de los Vicerrectores, los Gerentes, los Decanos, los cuerpos colegiados y demás autoridades que se definan en la estructura orgánica. Sus funciones, se encuentran establecidas en las leyes pertinentes, en las Políticas, los Estatutos y los Reglamentos de la Institución. Delega funciones administrativas a la Gerencia General.

Consejo Académico

De conformidad con los estatutos de la Universidad Ean, el Consejo Académico es un organismo de asesoría y apoyo a la rectoría.

Gerencia General

Ejecuta por delegación del Rector, bajo las directrices de la Rectoría y del Consejo Superior todas las funciones administrativas, conformadas por: Vicerrectoría Administrativa y Financiera Secretaría General, Gerencia de Proyección y Crecimiento y la Coordinación Gestión Estratégica. Esta Gerencia mantiene una relación constante y permanente con la Fundación para el Emprendimiento IMPACTA y Ean X.

Gestión Estratégica y de Proyectos

Liderado por Rectoría y Gerencia General

Registros Calificados y Acreditación

Gestiona los procesos de autoevaluación con fines de registro calificado y acreditación institucional y de los programas; la gestión de la información ante las Entidades Gubernamentales, los procesos de registro calificado y notificaciones de carácter académico que competen al Ministerio de Educación Nacional.

Coordinación PMO

Su acción comprende el seguimiento al cumplimiento del plan de acción institucional y OKR, la gestión y control de proyectos institucionales, el análisis y gestión de la información institucional para la formulación de los planes y toma de decisiones institucionales.

Gestión Jurídica, Legal y Protección de Datos Personales
Registro Académico
Gestión Documental

Liderado por Secretaría General

Gestión Jurídica, Legal y Protección de Datos Personales.

Garantiza que todas las actuaciones institucionales estén acordes con las normas internas de la Universidad Ean y las leyes de la República de Colombia. Se encarga de velar por las buenas prácticas en temas relacionados con el lavado de activos y financiación al terrorismo, de conformidad con el Código de Buen Gobierno de la Universidad Ean. Garantiza el cumplimiento de la legislación materia del sistema de protección de datos personales al interior de la Universidad Ean

Registro Académico

Gestiona la información académica del estudiante, permanencia y titulación, garantizando el cumplimiento del reglamento estudiantil y demás normativa institucional dentro del ámbito del registro académico, dando fe pública del mismo.

Gestión Documental

Gestiona las actividades administrativas y operativas tendientes a la planificación, manejo, organización y custodia de la documentación generada y recibida por la Institución, con el objeto de facilitar su utilización, consulta y conservación.

Movilidad y proyección global
Cooperación y proyectos internacionales
Relacionamiento institucional y agenda global

Liderado por la Gerencia de Internacionalización y Relaciones Institucionales

Movilidad y Proyección Global

Apoya el desarrollo de acuerdos, convenios, afiliaciones y alianzas interinstitucionales, de carácter nacional e internacional. Maneja las relaciones académicas Institucionales y la ejecución de los convenios. Presta servicios de información y de asesoría a la comunidad Eanista, en el campo de la Internacionalización. Coordina la obtención de recursos de carácter no reembolsable, nacionales y/o internacionales, para la gestión de proyectos y programas de la Institución y lidera los procesos de proyección regional e internacional de la Universidad Ean.

Filantropía

Lidera y articula las iniciativas de filantropía que incluye donaciones, acciones y legados que beneficien los aspirantes, a la comunidad Eanista y a los proyectos de investigación, extensión y proyección social de la Universidad Ean

Procesos Misionales

PROCESOS SUBPROCESOS ARÉAS DE TRABAJO ACTIVIDAD

Innovación Académica

Liderado por Vicerrectoría Innovación Académica

Ejecuta las actividades de los servicios y programas universitarios conducentes a título educativo formal.

Diseño, Planeación, Ejecución y Evaluación de Programas Académicos

Gerencia Gestión Académica Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas Facultad de Ingeniería Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales

Valida y operacionaliza el Modelo Educativo y pedagógico frente a los referentes estratégicos de la Universidad Ean, para garantizar el aseguramiento de la calidad académica. Se encarga de la Formación para el emprendimiento sostenible, considerando la investigación, el liderazgo y la innovación, elementos fundamentales en la generación de abundancia para la humanidad, orientado a la materialización del Propósito Superior de la Universidad Ean. Realiza el diseño, desarrollo y actualización de los programas universitarios conducentes a título.

Consejos de Facultad

Cuerpos colegiados asesores de los Decanos y directores o de quien haga sus veces, en los asuntos que consideren necesarios y que no estén explícitos en los reglamentos de la Universidad Ean.

Unidad Académica Administrativa

Realiza la planeación, matrícula y servicio para la operación de los programas universitarios conducentes a título.

Mediaciones Didácticas

Diseña y desarrolla medios y mediaciones para la prestación de servicios educativos internos y externos. Presta servicio de soporte en la transferencia del conocimiento desde que se genera hasta que se utiliza, lo mismo que a los programas académicos desarrollados en ambientes virtuales de aprendizaje, en la generación de contenidos; acompañamiento y soporte a los demás procesos de la Universidad en relación con la oferta de servicios virtuales, especialmente materiales para la formación a la medida para el sector empresarial.

Biblioteca - Centro de Recursos para Aprendizaje y la Investigación Aplicada

Ofrece servicios de información como recursos para el aprendizaje y la investigación aplicada.

Procesos y Proyectos de Innovación Académica

Células de Innovación

Lidera y desarrolla los procesos de innovación transversal que coadyuven en la mejora organizacional y en el desarrollo de proyectos, productos y servicios hacia la concepción de una Universidad Innovadora.

Inteligencia de Negocios

Inteligencia de Negocios

Gestiona y analiza la información institucional en forma centralizada, suministra herramientas analíticas para la toma de decisiones y apoya a otros procesos para que tengan autonomía en la información que necesitan para la gestión.

Investigación

Liderado por Vicerrectoría Académica

Producción y Divulgación del Conocimiento

Gerencia de Investigaciones y Transferencia Dirección Investigaciones: Publicaciones

Asimila, adapta, genera y divulga el conocimiento requerido para el desarrollo de la misión y del Propósito Superior de la Universidad Ean, e igualmente divulga y asesora al sector empresarial en la aplicación de sus investigaciones. Ejerce la gestión editorial en publicaciones físicas y digitales en distintos formatos.

Innovación y Transferencia del Conocimiento

Unidad de Innovación y Transferencia

Articula e integra cada uno los procesos para el desarrollo de nuevos proyectos que permitan promover la capacidad científica de los investigadores y estudiantes de la Universidad a través de la gestión del conocimiento, la transferencia de resultados de investigación y la consultoría, desarrollados desde la academia y que permeen e impacten al sector productivo. Así mismo, fomentará el potencial transferible de la investigación básica y extenderá los resultados de la investigación aplicada en busca de patentes, registros, modelos, diseños, consultorías que impacten a la sociedad bajo el marco del Propósito Superior (personas, empresas, organizaciones, gobierno), teniendo como base la innovación.

Proyección Social

Liderado por Vicerrectoría Innovación Académica

Emprendimiento Sostenible y Proyección Social

Instituto para el Emprendimiento Sostenible

Fomentar el emprendimiento sostenible, considerando la investigación, el liderazgo y la innovación, elementos fundamentales en la generación de abundancia para la humanidad, orientado a la materialización del Propósito Superior de la Universidad Ean.

 

A través del programa Ean Impacta, desarrolla el acompañamiento integral para potencializar las ideas de negocio de los estudiantes y graduados Eanistas con componentes innovadores y ventajas competitivas en el mercado, siendo esta una acción concreta de proyección social hacia la comunidad de la Universidad y a empresas ya consolidadas.

 

Desarrolla y articula las acciones de desarrollo del propósito superior liderando los procesos de sostenibilidad e innovación transversales para todos los procesos de la Universidad Ean.

 

Procesos de Apoyo

PROCESOS SUBPROCESOS ARÉAS DE TRABAJO ACTIVIDAD

Proyección y Crecimiento

Liderado por la Gerencia de Proyección y Crecimiento

Mercadeo y comercialización

Gestión de canales Pregrado Postgrado Regiones Educación Continuada

 

Centro de Contacto

 

Desarrolla actividades de promoción, venta y reintegro de estudiantes a los programas y servicios educativos de la Universidad Ean, por diferentes canales, para el incremento de la demanda, así como de la gestión de los servicios y programas universitarios conducentes a título; de educación no formal; de asesoría y de consultoría.

Comunicación y Publicidad

Gestión de Comunicaciones y Publicidad: Gestión de Medios Comunicación Interna Publicidad

Desarrollar actividades de mercadeo para generar la demanda de los servicios educativos a través de la gestión de publicidad y desarrollo de contenidos que faciliten el posicionamiento y la articulación de todos los canales digitales.

Experiencia Estudiantil

Dirección de Experiencia Estudiantil: Defensoría Universitaria Bienestar Universitario Admisiones Servicios al Estudiante Permanencia Estudiantil Graduados

Genera estrategias y programas encaminados a fortalecer la experiencia del estudiante durante su paso por la Institución, desde su proceso de admisión, favoreciendo la permanencia y el éxito académico, manteniendo una estrecha relación con los mismos y gestionando una oferta de programas y servicios que contribuyen a la formación integral y al mejoramiento de las condiciones de vida de los estudiantes.

 

Se encarga mediante la coordinación de graduados, de integrar su acción con las empresas y los programas académicos para mejorar los índices de empleabilidad y nutrir el currículo de acuerdo con las necesidades actuales, potenciales y futuras del sector empresarial y social.

 

Protocolo y eventos

Protocolo y eventos

Define lineamientos de protocolo institucional, así como realizar el acompañamiento o liderazgo de los eventos institucionales. Gestionar la asignación de espacios físicos para eventos académicos, administrativos y empresariales.

Diseño, Venta, Planeación y Ejecución de Soluciones para el Sector Externo

Gestión de Extensión, Proyección Social y Consultoría

Desarrolla actividades de venta, diseño de propuestas e inscripción a los programas de extensión y consultoría y ejecuta las actividades de los servicios y programas de educación no formal; de asesoría y consultoría y los programas de extensión, educación continuada, ejecutiva y de proyección social, como los destinados a la difusión de los conocimientos, al intercambio de experiencias, así como las actividades de servicios tendientes a procurar el bienestar de la comunidad y la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

Administrativo y Financiero

Liderado por Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Planeación y Control Financiero

Planeación y Control Financiero

Responde por la planeación y control financiero de la institución, garantizando la sostenibilidad económica y el cumplimiento del propósito superior.

 

Contabilidad

Garantiza la oportuna entrega de información financiera, contable y tributaria a los entes de control e interesados de carácter privado.

Recursos Financieros

Revisa los planes de inversión y ejecución de costos y gastos que conduzcan al cumplimiento del presupuesto y la solidez financiera. Gestiona el manejo de los recursos financieros, para la para la ejecución de planes, proyectos, programas y actividades institucionales.

Gestión de Proveedores, Infraestructura y Planta Física

Gestiona el manejo de los recursos físicos y presta servicios logísticos, para la ejecución de planes, proyectos, programas y actividades institucionales. Gestiona la asignación de espacios físicos para eventos académicos, administrativos y empresariales.

Gestión de Organizacional y del Talento Humano

Dirección de Transformación Organizacional:

Direcciona la transformación organizacional de la Institución, mediante el diseño organizacional acorde a las necesidades de la estructura, los procesos y la gestión cambio.

Diseño Organizacional y Gestión de Cambio

Gestiona el diseño organizacional de los procesos y la gestión cambio institucional.

Evaluación, Assessment Center y Desarrollo Integral

Implementa programas para la capacitación, el desarrollo y evaluación del personal de la Institución, procurando la mejora de su talento mediante indicadores para maximizar su desempeño, optimizar la eficiencia organizacional y consolidar una cultura de alta calidad.

 

Evalúa y certifica la adquisición de las competencias de docentes y estudiantes a través del Assessment Center.

 

Aplica las encuestas a las diferentes audiencias para los procesos de autoevaluación institucional y de los programas académicos.

 

Selección del Talento y Calidad de Vida

Selección del talento humano y desarrollo de planes, programas, proyectos y actividades conducentes a propiciar un ambiente adecuado acorde con los valores y principios organizacionales, para el desarrollo integral, calidad de vida y el bienestar de los colaboradores.

Contratación y Nómina

Responsable de nómina y contratación del personal que brinda servicios de educación formal, no formal y administrativos, dentro del marco de la legislación laboral colombiano.

Sistemas de gestión Gestión de Calidad y los Procesos Gestión de Riesgo Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Mantiene los sistemas de gestión de la Institución asegurando la calidad de los procesos, el riesgo y la seguridad y salud en el trabajo.

Tecnologías de la Información y Comunicación

Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación

Sistemas de Información Proyectos Tecnológicos Seguridad Informática Infraestructura TI y Telecomunicaciones

• Lidera y articula las iniciativas de transformación digital a través de proyectos alineados a la digitalización, optimización y automatización de los procesos. • Genera, favorece y apoya la gestión de soluciones en Tecnologías de Información y Comunicación para los diferentes procesos de la Universidad. Soporte la gestión de la información digital institucional, y vela por el cumplimiento de la normativa y directrices sobre seguridad de la información.

Estructura Orgánica

La Universidad Ean a partir de la Estructura Orgánica pretende “maximizar el potencial emprendedor de estudiantes y empresas de manera sostenible y proyectada hacia el mundo”. Está diseñado para llevar a la Institución a un nivel superior de cobertura, conservando sus niveles de alta calidad alcanzados hasta el momento.

General

Estructura Orgánica

Detallada

Estructura Orgánica

Tomado de los acuerdos de Consejo Superior números 024 del 4 de agosto de 2020.y 026 del 17 de septiembre de 2020.

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Con acreditación Institucional de Alta Calidad

Res. Nº 29499 del Mineducación 29/12/17, Vigencia 28/12/21
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