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La Universidad Ean cuenta con procesos eficientes y eficaces que garantizan la gestión administrativa y académica y favorecen el crecimiento esperado según sus referentes estratégicos.
Los colores que representan a cada familia de procesos están basados en los componentes del triángulo griego propuesto por Michel Godet en el libro la caja de herramientas de la prospectiva estratégica y tienen la siguiente interpretación:
- Azul: Procesos de Gobierno y Dirección. Corresponden al Logos, el pensamiento, la reflexión, la anticipación.
- Amarillo: Procesos de Apoyo. Representan el Epithumia, deseo, movilización, apropiación
- Verde: Procesos Misionales, el Erga, la acción, voluntad
- Naranja: Partes interesadas.
Mapa de procesos
Mapa de subprocesos
Procesos de Gobierno y Dirección
Procesos de Gobierno y Dirección – Procesos: 2, Subprocesos: 9 y Áreas de Trabajo: 23
PROCESOS | SUBPROCESOS | AREAS DE TRABAJO | ACTIVIDAD |
GOBIERNO | Decisiones Estatutarias | Sala General | De conformidad con los Estatutos, la Sala General es el máximo órgano de gobierno de la Universidad Ean y sus atribuciones están señaladas en los mismos. |
Establecimiento de Políticas y Directrices Institucionales | Consejo Superior | De conformidad con los Estatutos, el Consejo Superior es el máximo órgano de dirección administrativa, académica y financiera y sus atribuciones están señaladas en los mismos. | |
Control Interno y Comité de Auditoría | De conformidad con los Estatutos, el control interno de la Universidad Ean, forma parte del Sistema Integrado de Gestión y de apoyo gerencial, que se fundamenta en los Principios, Misión y objetivos Institucionales, así como valores, políticas, normas, estructuras de organización, esquemas de administración, planes, procesos, procedimientos, sistemas de información y comunicación, de gestión de riesgos y de calidad, y mecanismos de verificación, de evaluación y de seguimiento, con el objeto de garantizar una adecuada administración y protección de los recursos, confiabilidad en la información y para que las actividades, servicios, operaciones y actuaciones de sus colaboradores, generen valor y se realicen con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad, conforme a la ética, a la moral, a la Ley, normatividad aplicable, normas, disposiciones y reglamentos. | ||
DIRECCIÓN EJECUTIVA | Direccionamiento Estratégico y Control Global de la Gestión | Rectoría | De conformidad con lo establecido en los artículos 4 y 40 de los Estatutos, el Rector es el representante legal de la Universidad Ean, responsable de la gestión académica y administrativa con el apoyo de los Vicerrectores, los Gerentes, los Decanos, los Directores y los cuerpos colegiados y demás autoridades que se definan en la estructura orgánica. Sus funciones, se encuentran establecidas en las leyes pertinentes, en las Políticas, los Estatutos y los Reglamentos de la Institución. Delega funciones administrativas a la Gerencia General. |
Gerencia General | Ejecuta por delegación de la Rectoría, bajo sus directrices y las del Consejo Superior, las funciones administrativas, conformadas por las áreas de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Secretaria General, Gerencia de Proyección y Crecimiento, Gerencia de Personas y Cultura y la Gerencia Estratégica y Coordinación de Graduados. Esta Gerencia mantiene una relación constante y permanente con la Fundación para el Emprendimiento IMPACTA. | ||
Consejo Académico | De conformidad con los Estatutos de la Universidad Ean, el Consejo Académico es un organismo de asesoría y apoyo a la Rectoría. | ||
Sostenibilidad | Liderado por la Rectoría | ||
Dirección de Ean Sostenibilidad | Promueve la generación de conexiones de valor entre actores estratégicos a través de alianzas, proyectos, iniciativas y la gestión técnica de consultorías especializadas. Todo esto, con el objetivo de contribuir con la apropiación social del conocimiento y permear con la visión estratégica de sostenibilidad los procesos de la Universidad y su entorno. | ||
Gestión de Graduados | Liderado por la Gerencia General | ||
| Integra su acción con las empresas y los programas académicos para mejorar los índices de empleabilidad y nutrir el currículo de acuerdo con las necesidades actuales, potenciales y futuras del sector empresarial y social. | ||
Gestión de Personas, Cultura y Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo | Liderado por la Gerencia de Personas y Cultura | ||
| Selecciona el talento humano y desarrolla planes, programas, proyectos y actividades conducentes a propiciar un ambiente adecuado acorde con los valores y principios organizacionales, para el desarrollo integral, calidad de vida y el bienestar de los colaboradores. | ||
| Gestiona la contratación, nómina y novedades de los administrativos y docentes que brindan servicios de educación formal, no formal; vela por la custodia de la documentación que soporta las hojas de vida bajo la normativa de gestión documental y certifica la vinculación de los administrativos y docentes activos e inactivos de la Universidad Ean, dentro del marco de la legislación laboral colombiana. | ||
| Implementa programas para la capacitación, el desarrollo y evaluación del personal de la Institución, procurando la mejora de sus competencias mediante indicadores para maximizar su desempeño, optimizar la eficiencia organizacional y consolidar una cultura de alta calidad. | ||
| Garantiza el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. | ||
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Gestión Estratégica, Innovación, Proyectos y Sistemas de Gestión. | Liderado por la Gerencia Estratégica | ||
| Integra información del entorno y de cada uno de los procesos para la definición de la planeación y gestión estratégica (a corto, mediano y largo plazo), de tal forma que el proyecto educativo institucional, los planes, programas, proyectos y actividades estén alineados con la misión, objetivos y propósito superior. | ||
| Lidera y desarrolla la innovación al servicio de la estrategia para gestionar apuestas de innovación priorizadas, robusteciendo la capacidad de las áreas de la Universidad a través de la ejecución y transferencia de herramientas y metodologías que fortalezcan la innovación del producto. | ||
| Realiza el seguimiento a la gestión del Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo, plan de acción, objetivos y resultados clave de la Universidad Ean; la formulación y gerenciamiento de proyectos, el análisis y gestión de la información para la toma de decisiones institucionales. | ||
| Gestiona y analiza la información institucional en forma centralizada, suministra herramientas analíticas para la toma de decisiones y apoya a otros procesos para que tengan autonomía en la información que necesitan para la gestión. | ||
| Gestiona los procesos de autoevaluación con fines de registro calificado y acreditación institucional y de los programas; la gestión de la información ante las Entidades Gubernamentales, los procesos de registro calificado y notificaciones de carácter académico que competen al Ministerio de Educación Nacional. | ||
| Garantiza el mantenimiento y mejora continua de los sistemas de gestión de Calidad, Riesgos y Ambiental. | ||
Gestión Jurídica, Legal y Protección de Datos Personales, Registro Académico Gestión Documental | Liderado por la Secretaría General | ||
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| Gestiona la información académica del estudiante y su titulación, garantizando el cumplimiento del reglamento estudiantil y demás normativas institucionales dentro del ámbito del registro académico, dando fe pública del mismo | ||
| Gestiona las actividades administrativas y operativas tendientes a la planificación, manejo, organización y custodia de la documentación generada y recibida por la Institución, con el objeto de facilitar su utilización, consulta y conservación. | ||
Movilidad y Proyección Global, Cooperación Proyectos Internacionales, Relacionamiento Institucional y Agenda Global. | Liderado por la Gerencia de Internacionalización y Relaciones Institucionales | ||
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| Lidera y articula las iniciativas de filantropía que incluyen donaciones, asignaciones y legados que beneficien aspirantes, a la comunidad Eanista y a los proyectos de investigación, extensión y proyección social de la Universidad Ean. |
Procesos Misionales - Procesos: 3, Subprocesos: 4 y Áreas de Trabajo: 15
PROCESOS | SUBPROCESOS | AREAS DE TRABAJO | ACTIVIDAD |
Liderado por la Vicerrectoría de Innovación Académica | |||
INNOVACIÓN ACADÉMICA | Gestión del Modelo Educativo, Aseguramiento de la Calidad Académica y Diseño, Planeación, Ejecución y Evaluación de Programas Académicos |
| Cuerpos colegiados asesores de los decanos y directores, o de quien haga sus veces, en los asuntos que consideren necesarios y que no estén explícitos en los reglamentos de la Universidad Ean. Esos cuerpos colegiados se conformarán cuando estas unidades académicas tengan programas a su cargo. |
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| Fortalece y focaliza el rol de la academia al interior de la Universidad enfocando temas estratégicos, de eficiencia y análisis de información para la toma de decisiones en la academia. | ||
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Dirección de Servicios de Apoyo Académico | |||
| Brinda servicios de apoyo académico a la comunidad universitaria, buscando un acompañamiento permanente para la integración de los procesos y el cumplimiento de la promesa de valor durante el desarrollo de las actividades académicas, de conformidad con los lineamientos institucionales. | ||
| Fortalece la formación académica y profesional para el cumplimiento de requisitos de grado, a través de las prácticas profesionales, articulando los conocimientos académicos con la aplicación al entorno laboral, así como con la investigación formativa, a partir de la aplicación del método científico, en coherencia con la competencia transversal de innovación e investigación, integrando las unidades de estudios de seminario de investigación y trabajo de grado, fortaleciendo de esta manera la capacidad para proponer soluciones eficientes, creativas y sostenibles. | ||
| Diseña y desarrolla medios y mediaciones para la prestación de servicios educativos internos y externos. Presta el servicio de soporte en la transferencia del conocimiento desde que se genera hasta que se utiliza, lo mismo que a los programas académicos desarrollados en ambientes virtuales de aprendizaje, en la generación de contenidos; acompañamiento y soporte a los demás procesos de la Universidad en relación con la oferta de servicios virtuales, especialmente materiales para la formación a la medida para el sector empresarial. | ||
| Ofrece servicios de información electrónicos y físicos como recursos para el aprendizaje y la investigación aplicada. | ||
INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA | Producción y Divulgación del Conocimiento | Gerencia de Investigación y Transferencia | |
Dirección Investigaciones | Asimila, adapta, genera y divulga el conocimiento requerido para el desarrollo de la misión y del propósito superior de la Universidad Ean, igualmente divulga y asesora al sector empresarial en la aplicación de sus investigaciones. | ||
| Ejerce la gestión editorial en publicaciones físicas y digitales en distintos formatos. | ||
Innovación, Desarrollo y Transferencia del Conocimiento |
| Articula e integra cada uno los procesos para el desarrollo de nuevos proyectos que permitan promover la capacidad científica de los investigadores y estudiantes de la Universidad a través de la gestión del conocimiento, la transferencia de resultados de investigación y la consultoría, desarrollados desde la academia y que permeen e impacten al sector productivo. | |
| Fomenta el desarrollo y el potencial transferible de la investigación básica y extiende los resultados de la investigación aplicada en busca de patentes, registros, modelos, diseños, consultorías que impacten a la sociedad bajo el marco del Propósito Superior (personas, empresas, organizaciones, gobierno), teniendo como base la innovación. | ||
Liderado por la Gerencia Ean Impacta | |||
PROYECCIÓN SOCIAL | Emprendimiento Sostenible y Proyección Social |
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Procesos de Apoyo - Procesos: 2, Subprocesos: 9 y Áreas de Trabajo: 37
PROCESOS | SUBPROCESOS | AREAS DE TRABAJO | ACTIVIDAD |
Liderado por la Gerencia de Proyección y Crecimiento | |||
PROYECCIÓN Y CRECIMIENTO | Mercadeo y Comercialización |
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Comunicación y Publicidad |
| Optimiza prácticas y canales de comunicaciones y publicidad que mejoren los niveles de interés, consideración y conexión con la marca, así como el desempeño del negocio con relación a la oferta académica y acciones propias de la Universidad. | |
Diseño, venta y ejecución de cursos online | Dirección de EanX | Ofrecen cursos para estudiar de forma autónoma y online sobre temas que son tendencia y que son aplicables en el mundo laboral. | |
Eventos y Proyectos Culturales | Dirección de Eventos y Proyectos Culturales | ||
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Diseño, Venta, Planeación y Ejecución de Soluciones para el Sector Externo | Dirección de Extensión y Consultoría | ||
| Desarrolla actividades de venta, diseño, alistamiento, preparación, ejecución, seguimiento y cierre de los servicios, para los programas de educación no formal, de extensión, formación a la medida, consultoría y educación continuada, como los destinados a la difusión de los conocimientos y al intercambio de experiencias. | ||
Experiencia Estudiantil | Dirección de Experiencia Estudiantil | ||
| Genera estrategias y programas encaminados a fortalecer la experiencia del estudiante durante su paso por la Institución, desde su proceso de admisión, favoreciendo la permanencia y el éxito académico, manteniendo una estrecha relación con los mismos y gestionando una oferta de programas y servicios que contribuyen a la formación integral y al mejoramiento de las condiciones de vida de los estudiantes. | ||
Liderado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera | |||
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
| Planeación y Control Financiero | Dirección de Planeación y Control Financiero | Responde por la planeación y el control financiero de la institución, garantizando la sostenibilidad económica y el cumplimiento del propósito superior. |
Gestión Administrativa y Financiera | Dirección de Contabilidad | Garantiza la oportuna entrega de información financiera, contable y tributaria a los entes de control e interesados de carácter privado. | |
Dirección de Recursos Financieros | Revisa los planes de inversión y ejecución de costos y gastos que conduzcan al cumplimiento del presupuesto y la solidez financiera. | ||
Gestión de Proveedores | Gestiona proveedores garantizando el cumplimiento de los requerimientos de bienes y servicios de conformidad con los lineamientos institucionales, normativos y el manual de contratación. | ||
Gestión de Infraestructura y Planta Física | Gestiona la Infraestructura y Planta Física de la Institución, garantizando la adecuación y mantenimiento de la misma y presta servicios logísticos, para la ejecución de planes, proyectos, programas y actividades institucionales | ||
Tecnologías de la Información y Comunicación | Gerencia de Tecnologías de la Información y Comunicación | ||
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Estructura Orgánica
La Universidad Ean a partir de la Estructura Orgánica pretende “maximizar el potencial emprendedor de estudiantes y empresas de manera sostenible y proyectada hacia el mundo”. Está diseñado para llevar a la Institución a un nivel superior de cobertura, conservando sus niveles de alta calidad alcanzados hasta el momento.
General
Detallada
Tomado del Acuerdo de Consejo Superior número 010 del 18 de mayo de 2023
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