La Universidad Ean cuenta con procesos eficientes y eficaces que garantizan la gestión administrativa y académica y favorecen el crecimiento esperado según sus referentes estratégicos.

Los colores que representan a cada familia de procesos están basados en los componentes del triángulo griego propuesto por Michel Godet en el libro la caja de herramientas de la prospectiva estratégica y tienen la siguiente interpretación:

  • Azul: Procesos de Gobierno y Dirección. Corresponden al Logos, el pensamiento, la reflexión, la anticipación.
  • Amarillo: Procesos de Apoyo. Representan el Epithumia, deseo, movilización, apropiación
  • Verde: Procesos Misionales, el Erga, la acción, voluntad
  • Naranja: Partes interesadas.

Mapa de procesos

mapa de procesos

Mapa de subprocesos

mapa de subprocesos

Procesos de Gobierno y Dirección

Procesos de Gobierno y Dirección – Procesos: 2, Subprocesos:6 y Áreas de Trabajo: 19

PROCESOS

SUBPROCESOS

AREAS DE TRABAJO

ACTIVIDAD

GOBIERNO

Decisiones Estatutarias

Sala General

De conformidad con los Estatutos, la Sala General es el máximo órgano de gobierno de la Universidad Ean y sus atribuciones están señaladas en los mismos.

Establecimiento de Políticas y Directrices Institucionales

Consejo Superior

De conformidad con los Estatutos, el Consejo Superior es el máximo órgano de dirección administrativa, académica y financiera y sus atribuciones están señaladas en los mismos.

Control Interno y Comité de Auditoría

De conformidad con los Estatutos, el control interno de la Universidad Ean, forma parte del Sistema Integrado de Gestión y de apoyo gerencial, que se fundamenta en los Principios, Misión y objetivos Institucionales, así como valores, políticas, normas, estructuras de organización, esquemas de administración, planes, procesos, procedimientos, sistemas de información y comunicación, de gestión de riesgos y de calidad, y mecanismos de verificación, de evaluación y de seguimiento, con el objeto de garantizar una adecuada administración y protección de los recursos, confiabilidad en la información y para que las actividades, servicios, operaciones y actuaciones de sus colaboradores, generen valor y se realicen con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad, conforme a la ética, a la moral, a la Ley, normatividad aplicable, normas, disposiciones y reglamentos.

Liderado por Rectoría y Gerencia General

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Direccionamiento Estratégico y Control Global de la Gestión

Rectoría

De conformidad con lo establecido en los artículos 4 y 40 de los Estatutos, el Rector es el representante legal de la Universidad Ean, responsable de la gestión académica y administrativa con el apoyo de los Vicerrectores, los Gerentes, los Decanos, los Directores y los cuerpos colegiados y demás autoridades que se definan en la estructura orgánica. Sus funciones, se encuentran establecidas en las leyes pertinentes, en las Políticas, los Estatutos y los Reglamentos de la Institución. Delega funciones administrativas a la Gerencia General.

  • Dirección Laboratorio de Sostenibilidad Territorial

Asesora los proyectos de consultoría de la Universidad Ean en los aspectos técnicos y científicos requeridos, transforma los resultados y aprendizajes de la consultoría en contenidos curriculares y acompaña a la Rectoría en el desarrollo y posicionamiento de la sostenibilidad y el emprendimiento sostenible en el contexto institucional, público y territorial.

Gerencia General

Ejecuta por delegación de la Rectoría, bajo sus directrices y las del Consejo Superior, las funciones administrativas, conformadas por las áreas de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Secretaria General, Gerencia de Proyección y Crecimiento y la Gerencia Estratégica. Esta Gerencia mantiene una relación constante y permanente con la Fundación para el Emprendimiento IMPACTA.

  • Dirección Ean X

Ofrece cursos para estudiar de forma autónoma y online sobre temas que son tendencia y que son aplicables en el mundo laboral.

Consejo Académico

De conformidad con los Estatutos de la Universidad Ean, el Consejo Académico es un organismo de asesoría y apoyo a la Rectoría.

Gerencia Estratégica

Gestión Estratégica, Innovación, Proyectos y Sistemas de Gestión.

Gerencia Estratégica

Integra información del entorno y de cada uno de los procesos para la definición de la planeación y gestión estratégica (a corto, mediano y largo plazo), de tal forma que el proyecto educativo institucional, los planes, programas, proyectos y actividades estén alineados con la misión, objetivos y propósito superior.

Innovación

Lidera y desarrolla la innovación al servicio de la estrategia para gestionar apuestas de innovación priorizadas, robusteciendo la capacidad de las áreas de la Universidad a través de la ejecución y transferencia de herramientas y metodologías que fortalezcan la innovación del producto.

Oficina de Proyectos PMO

Realiza el seguimiento a la gestión del Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo, plan de acción, objetivos y resultados clave de la Universidad Ean; la formulación y gerenciamiento de proyectos, el análisis y gestión de la información para la toma de decisiones institucionales.

Inteligencia de Negocios

Gestiona y analiza la información institucional en forma centralizada, suministra herramientas analíticas para la toma de decisiones y apoya a otros procesos para que tengan autonomía en la información que necesitan para la gestión.

Registros Calificados y Acreditación

Gestiona los procesos de autoevaluación con fines de registro calificado y acreditación institucional y de los programas; la gestión de la información ante las Entidades Gubernamentales, los procesos de registro calificado y notificaciones de carácter académico que competen al Ministerio de Educación Nacional.

Sistemas de Gestión Calidad y Riesgos

  • Gestión de Calidad y de los Procesos
  • Gestión de Riesgos
  • Gestión Ambiental

 

Garantiza el mantenimiento y mejora continua de los sistemas de gestión de Calidad, Riesgos y Ambiental.

Secretaría General

Gestión Jurídica, Legal y Protección de Datos Personales, Registro Académico Gestión Documental

Gestión Jurídica, Legal y Protección de Datos Personales.

  • Garantiza que todas las actuaciones institucionales estén acordes con las normas internas de la Universidad Ean y las leyes de la Republica de Colombia.
  • Se encarga de velar por las buenas prácticas en temas relacionados con el lavado de activos y financiación al terrorismo, de conformidad con el Código de Buen Gobierno, Conducta y Ética de la Universidad Ean.
  • Vela por el cumplimiento de las normativas y directrices de la protección de datos personales.

Registro Académico  

Gestiona la información académica del estudiante y su titulación, garantizando el cumplimiento del reglamento estudiantil y demás normativas institucionales dentro del ámbito del registro académico, dando fe pública del mismo

Gestión Documental

Gestiona las actividades administrativas y operativas tendientes a la planificación, manejo, organización y custodia de la documentación generada y recibida por la Institución, con el objeto de facilitar su utilización, consulta y conservación.

Gerencia de Internacionalización y Relaciones Institucionales

Movilidad y Proyección

Global, Cooperación

Proyectos Internacionales,

Relacionamiento Institucional

y Agenda Global.

Movilidad y Proyección Global

  • Apoya el desarrollo de acuerdos, convenios, afiliaciones y alianzas interinstitucionales, de carácter nacional e internacional. Maneja las relaciones académicas institucionales y la ejecución de los convenios.
  • Presta servicios de información y de asesoría a la comunidad Eanista, en el campo de la Internacionalización.
  • Coordina la obtención de recursos de carácter no reembolsable, nacionales y/o internacionales, para la gestión de proyectos y programas de la Institución y lidera los procesos de proyección regional e internacional de la Universidad Ean.

Filantropía

Lidera y articula las iniciativas de filantropía que incluyen donaciones, asignaciones y legados que beneficien aspirantes, a la comunidad Eanista y a los proyectos de investigación, extensión y proyección social de la Universidad Ean.

 

Procesos Misionales - Procesos: 3, Subprocesos: 4 y Áreas de Trabajo: 17

PROCESOS

SUBPROCESOS

AREAS DE TRABAJO

ACTIVIDAD

Liderado por Vicerrectoría Innovación Académica

INNOVACIÓN ACADÉMICA

Gestión del Modelo Educativo, Aseguramiento de la Calidad Académica y Diseño, Planeación, Ejecución y Evaluación de Programas Académicos

Consejo de Facultad

Cuerpos colegiados asesores de los decanos y directores, o de quien haga sus veces, en los asuntos que consideren necesarios y que no estén explícitos en los reglamentos de la Universidad Ean. Esos cuerpos colegiados se conformarán cuando estas unidades académicas tengan programas a su cargo.

  • Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas
  • Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales
  • Facultad de Ingeniería
    • Laboratorios de Ingeniería
  • Promueve la actualización y operacionalización del modelo educativo y pedagógico frente a los referentes estratégicos de la Universidad Ean.
  • Diseña, planifica y ejecuta las actividades de los servicios y programas universitarios conducentes a título educativo formal. Así mismo, se encarga de la formación para el emprendimiento sostenible, considerando la investigación, el liderazgo y la innovación, elementos fundamentales en la generación de abundancia para la humanidad, orientado a la materialización del propósito superior de la Universidad Ean.

Gestión y Control

Fortalece y focaliza el rol de la academia al interior de la Universidad enfocando temas estratégicos, de eficiencia y análisis de información para la toma de decisiones en la academia.

Dirección de Servicios de Apoyo Académico

Desarrollo Curricular, Assessment Center y

Aseguramiento de la Calidad Académica

  • Desarrolla y fomenta estrategias para el diseño, gestión y evaluación del currículo, con base en las políticas institucionales y los referentes normativos, con el fin de garantizar la formación integral y el aseguramiento de la calidad académica
  • Gestiona mecanismos de evaluación, retroalimentación y seguimiento de los aprendizajes para la implementación de acciones de mejora y certifica las competencias de los estudiantes y docentes apoyado en el estándar de calidad a través del Assessment Center.

Unidad Académica Administrativa

Brinda servicios de apoyo académico a la comunidad universitaria, buscando un acompañamiento permanente para la integración de los procesos y el cumplimiento de la promesa de valor durante el desarrollo de las actividades académicas, de conformidad con los lineamientos institucionales.

Prácticas Profesionales y Trabajos de Grado

Fortalece la formación académica y profesional para el cumplimiento de requisitos de grado, a través de las prácticas profesionales, articulando los conocimientos académicos con la aplicación al entorno laboral, así como con la investigación formativa, a partir de la aplicación del método científico, en coherencia con la competencia transversal de innovación e investigación, integrando las unidades de estudios de seminario de investigación y trabajo de grado, fortaleciendo de esta manera la capacidad para proponer soluciones eficientes, creativas y sostenibles.

Mediaciones Didácticas

Diseña y desarrolla medios y mediaciones para la prestación de servicios educativos internos y externos. Presta el servicio de soporte en la transferencia del conocimiento desde que se genera hasta que se utiliza, lo mismo que a los programas académicos desarrollados en ambientes virtuales de aprendizaje, en la generación de contenidos; acompañamiento y soporte a los demás procesos de la Universidad en relación con la oferta de servicios virtuales, especialmente materiales para la formación a la medida para el sector empresarial.

Biblioteca - Centro de Recursos para Aprendizaje y la Investigación Aplicada

Ofrece servicios de información electrónicos y físicos como recursos para el aprendizaje y la investigación aplicada.

Liderado por Vicerrectoría de Innovación Académica

INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA

Gerencia de Investigaciones y Transferencia

Producción y Divulgación del Conocimiento

Dirección Investigaciones

Asimila, adapta, genera y divulga el conocimiento requerido para el desarrollo de la misión y del propósito superior de la Universidad Ean, igualmente divulga y asesora al sector empresarial en la aplicación de sus investigaciones.

Publicaciones

Ejerce la gestión editorial en publicaciones físicas y digitales en distintos formatos.

Innovación, Desarrollo y

Transferencia del

Conocimiento

Unidad de desarrollo

Articula e integra cada uno los procesos para el desarrollo de nuevos proyectos que permitan promover la capacidad científica de los investigadores y estudiantes de la Universidad a través de la gestión del conocimiento, la transferencia de resultados de investigación y la consultoría, desarrollados desde la academia y que permeen e impacten al sector productivo.

Unidad de Innovación y Transferencia

Fomenta el desarrollo y el potencial transferible de la investigación básica y extiende los resultados de la investigación aplicada en busca de patentes, registros, modelos, diseños, consultorías que impacten a la sociedad bajo el marco del Propósito Superior (personas, empresas, organizaciones, gobierno), teniendo como base la innovación.

Liderado por la Gerencia Ean Impacta

PROYECCIÓN SOCIAL

Emprendimiento Sostenible y Proyección Social

Emprendimiento

  • Fomenta el emprendimiento sostenible como una actitud de inteligencia colectiva que se potencia a través de iniciativas creativas con alto potencial de impacto, generación de valor y resiliencia para transitar al bienestar y a la equidad.
  • A través del programa Ean Impacta, desarrolla y fortalece las capacidades de los emprendedores mediante diferentes líneas de acompañamiento orientadas a fomentar y guiar la creación, desarrollo y fortalecimiento de emprendimientos y empresas sostenibles. Así mismo, impulsa la creación y desarrollo de MiPymes de alto impacto comprometidas con la sostenibilidad social, económica y ambiental del país.
  • Actúa como incubadora de nuevas líneas de negocio que impacten la sociedad y que estén alineadas con la consolidación del Propósito Superior.

Sostenibilidad

Desarrolla y articula las acciones de desarrollo del propósito superior, liderando los procesos de emprendimiento, sostenibilidad e innovación transversales para todos los procesos de la Universidad Ean.

 

Procesos de Apoyo - Procesos: 2, Subprocesos: 9 y Áreas de Trabajo: 37

PROCESOS

SUBPROCESOS

AREAS DE TRABAJO

ACTIVIDAD

Liderado por la Gerencia de Proyección y Crecimiento

PROYECCIÓN Y CRECIMIENTO

Mercadeo y Comercialización

  • Gestión de canales
  • Pregrado
  • Postgrado
  • Regiones
  • Educación Continuada
  • Centro de Contacto
  • Desarrolla actividades de mercadeo para generar la demanda de los servicios educativos a través de gestión de publicidad y desarrollo de contenidos que faciliten el posicionamiento y la articulación de todos los canales digitales.
  • Realiza la promoción, venta y reintegro de estudiantes a los programas y servicios educativos de la Universidad Ean, por diferentes canales, para el incremento de la demanda, así como de la gestión de los servicios y programas universitarios conducentes a título; de educación no formal; de asesoría y de consultoría

Comunicación y Publicidad

  • Gestión de Comunicaciones y Publicidad:
  • Gestión de Medios
  • Comunicación Interna
  • Publicidad

Optimiza prácticas y canales de comunicaciones y publicidad que mejoren los niveles de interés, consideración y conexión con la marca, así como el desempeño del negocio con relación a la oferta académica y acciones propias de la Universidad.

Dirección de Eventos y Proyectos Culturales

Eventos y Proyectos Culturales

  • Protocolo y Gestión de Eventos Internos
  • Recepción
  • Producción Audiovisual
  • Tienda Ean
  • Gestión Comercial Eventos Externos
  • Anfitriones

 

  • Direcciona, diseña y produce eventos de alto nivel tanto para audiencias internas como para clientes externos a la Universidad. De igual forma, es responsable de la meta de ingresos correspondiente al alquiler de espacios, producción de eventos, gestión de patrocinios y convenios encaminados a fortalecer el posicionamiento de la marca Universidad Ean.
  • Define lineamientos de protocolo institucional y realiza el acompañamiento y liderazgo de los eventos institucionales. Gestiona la asignación de auditorios para eventos culturales, académicos, administrativos y corporativos.
  • Dentro de la línea de gestión de proyectos culturales diseña y pone en marcha las estrategias y acciones tendientes a posicionar a la Universidad Ean en el circuito de las industrias culturales y creativas del distrito bajo la reglamentación del Ministerio de Cultura y las entidades asociadas. 

Dirección de Extensión y Consultoría

Diseño, Venta, Planeación y Ejecución de Soluciones para el Sector Externo

  • Gestión Comercial Extensión
  • Gestión Ejecución de Proyectos
  • Gestión Consultoría Especializada

 

Desarrolla actividades de venta, diseño, alistamiento, preparación, ejecución, seguimiento y cierre de los servicios, para los programas de educación no formal, de extensión, formación a la medida, consultoría y educación continuada, como los destinados a la difusión de los conocimientos y al intercambio de experiencias.

Dirección de Experiencia Estudiantil

Experiencia Estudiantil

  • Defensoría Universitaria
  • Bienestar Universitario
  • Admisiones
  • Servicios al Estudiante
  • Permanencia Estudiantil
  • Graduados
  • Genera estrategias y programas encaminados a fortalecer la experiencia del estudiante durante su paso por la Institución, desde su proceso de admisión, favoreciendo la permanencia y el éxito académico, manteniendo una estrecha relación con los mismos y gestionando una oferta de programas y servicios que contribuyen a la formación integral y al mejoramiento de las condiciones de vida de los estudiantes.
  • Se encarga mediante la coordinación de graduados, de integrar su acción con las empresas y los programas académicos para mejorar los índices de empleabilidad y nutrir el currículo de acuerdo con las necesidades actuales, potenciales y futuras del sector empresarial y social.

Liderado por Vicerrectoría Administrativa y Financiera

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Planeación y Control Financiero

Dirección de Planeación y Control Financiero

Responde por la planeación y el control financiero de la institución, garantizando la sostenibilidad económica y el cumplimiento del propósito superior.

Gestión Administrativa y Financiera

Dirección de Contabilidad

Garantiza la oportuna entrega de información financiera, contable y tributaria a los entes de control e interesados de carácter privado.

Dirección de Recursos Financieros

Revisa los planes de inversión y ejecución de costos y gastos que conduzcan al cumplimiento del presupuesto y la solidez financiera.

Gestión de Proveedores

Gestiona proveedores garantizando el cumplimiento de los requerimientos de bienes y servicios de conformidad con los lineamientos institucionales, normativos y el manual de contratación.

Gestión de Infraestructura y Planta Física

Gestiona la Infraestructura y Planta Física de la Institución, garantizando la adecuación y mantenimiento de la misma y presta servicios logísticos, para la ejecución de planes, proyectos, programas y actividades institucionales

Gerencia de Transformación Organizacional

Transformación Organizacional, Talento Humano, Contratación y Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Diseño Organizacional y Gestión de Cambio

Coordina el diseño organizacional y la gestión de cambio propendiendo por la integración de los procesos y la apropiación de las transformaciones implementadas.

Selección del Talento y Calidad de Vida

Selecciona el talento humano y desarrolla planes, programas, proyectos y actividades conducentes a propiciar un ambiente adecuado acorde con los valores y principios organizacionales, para el desarrollo integral, calidad de vida y el bienestar de los colaboradores.

Contratación y Nómina

Gestiona la contratación, nómina y novedades de los administrativos y docentes que brindan servicios de educación formal, no formal; vela por la custodia de la documentación que soporta las hojas de vida bajo la normativa de gestión documental y certifica la vinculación de los administrativos y docentes activos e inactivos de la Universidad Ean, dentro del marco de la legislación laboral colombiana.

Evaluación y Desarrollo Integral

Implementa programas para la capacitación, el desarrollo y evaluación del personal de la Institución, procurando la mejora de sus competencias mediante indicadores para maximizar su desempeño, optimizar la eficiencia organizacional y consolidar una cultura de alta calidad.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Garantiza el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Gerencia de Tecnologías de la Información y Comunicación

Tecnologías de la Información y Comunicación

  • Sistemas de Información
  • Proyectos Tecnológicos
  • Seguridad Informática
  • Infraestructura y Telecomunicaciones

 

  • Lidera y articula las iniciativas de transformación digital a través de proyectos alineados a la digitalización, optimización y automatización de los procesos.
  • Genera, favorece y apoya la gestión de soluciones en Tecnologías de Información y Comunicación para los diferentes procesos de la Universidad. Soporta la Gestión de la Información digital institucional, y vela por el cumplimiento de la normativa y directrices sobre seguridad de la información.

Estructura Orgánica

La Universidad Ean a partir de la Estructura Orgánica pretende “maximizar el potencial emprendedor de estudiantes y empresas de manera sostenible y proyectada hacia el mundo”. Está diseñado para llevar a la Institución a un nivel superior de cobertura, conservando sus niveles de alta calidad alcanzados hasta el momento.

General

Estructura Orgánica

Detallada

Estructura Orgánica

Tomado del Acuerdo de Consejo Superior número 012 del 19 de mayo de 2022

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