Aviso de Privacidad

I. Responsable del Tratamiento:

Queremos contarte que la Universidad Ean en desarrollo de su actividad, tiene la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales que le entreguen sus grupos de interés, es por esto procesa y define las finalidades del tratamiento.

Somos una institución de educación superior sin ánimo de lucro con personería jurídica otorgada mediante Resolución Nº 2898 del 16 de mayo de 1969 del Ministerio de Justicia, reconocida académicamente como Universidad por medio de la Resolución 2470 del 30 de mayo de 2006, identificada con NIT. 860.026.058-1 y se encuentra ubicada en la dirección: Calle 71 No. 9 – 84 de la ciudad de Bogotá D.C. Su número telefónico es el 601 – 593 64 64.

Informamos a nuestros titulares que garantizaremos el ejercicio de tus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de datos, de conformidad con la normativa vigente sobre la materia.

En todo caso, como Titular de los datos personales puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la dirección física mencionada en el párrafo anterior, o comunicarse al teléfono 593 64 64 Ext: 1195. Par consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, por favor contáctanos al correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co.

II. Responsable del Tratamiento:

Es importante que conozcas que de manera general, el Tratamiento al que serán sometidos tus datos personales en calidad de titular en la Universidad Ean son: recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación y supresión.

En la Universidad Ean sólo recogemos y tratamos los datos personales que sean necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad para la que se recolectan. El Tratamiento para dichos datos está enmarcado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia.

Es necesario que tengas en cuenta que en virtud de la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, se requerirán aquellos datos necesarios para el cumplimiento de la misión, visión, propósito superior, vinculada sustantivamente con la labor de docencia, investigación y extensión.

La Universidad Ean tiene un deber de información, en virtud del cual comunica a sus grupos de interés las actividades y finalidades que se consideran indispensables para desarrollar su misión institucional, con el fin de construir comunidad y de fomentar el respeto, la diversidad y la inclusión en la sociedad, de conformidad con la normatividad interna de la Institución.

Finalmente, te queremos contar que la Universidad Ean, podrá tratar datos personales sin previa autorización del Titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública y en los casos expresamente exceptuados por la ley. En estos casos velará por aplicar los principios para el Tratamiento establecidos en la normativa de datos personales.

III. Datos Sensibles:

Es fundamental contarte que la Universidad Ean restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para prestar los servicios educativos y desarrollar su gestión administrativa y en todo caso, solicitará consentimiento previo y explícito sobre la finalidad del tratamiento, estableciendo especiales medidas de seguridad y confidencialidad para estos datos.

En aquellos casos en que para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas sea indispensable la recolección de determinada información que pueda tener naturaleza sensible, se informará claramente al Titular de los Datos con el fin de que éste entienda la razonabilidad de la solicitud, y pueda de esa manera manifestar el consentimiento explícito requerido.

Cuando adviertas en calidad de Titular, que se te está solicitando un dato sensible para una actividad no indispensable para la prestación del servicio educativo o ejecución de la labor contratada podrás expresar tu negativa a suministrar dicho dato.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean requeridos en cumplimiento de deberes legales y/o contractuales cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

• El respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y de sus derechos fundamentales.
• Tener en cuenta y valorar la opinión de los niños, las niñas y adolescentes, cuando estos cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender la materia.

Dentro del cumplimiento de los anteriores requisitos, el representante legal del niño, la niña o el adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del niño, la niña o el adolescente de su derecho a ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Para garantizar derechos superiores, ten en cuenta que la Universidad Ean podrá solicitar directamente la autorización para el tratamiento de datos personales a menores adultos, de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos y bajo el principio del interés superior del menor, frente al ejercicio de su derecho fundamental a la educación.

Ten presente que en aquellos casos en que existan trámites precontractuales o informativos sobre programas académicos, planes de financiación, convenios con otros establecimientos educativos la Universidad atenderá las solicitudes que hagan menores adultos, y conservará su información exclusivamente para las finalidades informadas a este Titular, las cuales estarán relacionadas únicamente con sus intereses académicos.

De manera especial, te recomendamos a ti como Titular cuidar de tu información personal y suministrar solamente la que le sea requerida por la Universidad Ean a través de los formatos y canales habilitados para ello. Por ello, recuerda que en los espacios académicos físicos y virtuales no se deben exponer datos que pertenezcan a la esfera íntima del Titular, lo cual supone que hagas un uso consciente de las plataformas tecnológicas que evite afectar la intimidad propia o la de terceros.

Finalmente, te recomendamos avisarnos de manera oportuna sobre cualquier afectación que adviertas relacionada con información personal propia o de terceros de tal manera que como Universidad, podamos adoptar las medidas de protección adecuadas y oportunas cuando estemos enfrentando situaciones imprevistas en las que se haya generado algún riesgo para tu información personal. En estos casos dirigirse a la Oficial de Protección de Datos mediante el e-mail: habeasdata@universidadean.edu.co.

IV. Datos Sensibles:

Dado el vínculo o la relación que tienes o buscas establecer con la Universidad Ean, la Institución tomará los datos personales que nos entregaste de forma libre y voluntaria y los incluirá en sus bases de datos, las cuales son administradas de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales (https://universidadean.edu.co/sites/default/files/institucion/acuerdos/politica-tratamiento-de-datos-personales.pdf) y la normativa vigente.

De forma general, el Tratamiento de tus datos se encuentra relacionado con las siguientes finalidades:

PARA TODOS LOS TITULARES

PARA DARTE ACCESO A LAS INSTALACIONES

Para esto deberás proporcionar algunos datos de identificación y contacto, que pueden incluir tu imagen, huella y análisis biométrico que permite el seguimiento y control de tu acceso a las instalaciones y servicios que presta la Universidad Ean. Entendemos que estos últimos son datos sensibles, sin embargo, son indispensables para esta finalidad.

Recuerda que, en caso de requerir comunicarnos contigo, únicamente utilizaremos los datos personales que hemos solicitado y los suministrados por ti.

PARA CUMPLIR CON LAS FUNCIONES DE SEGURIDAD DE LA UNIVERSIDAD

Contamos con un sistema de videovigilancia (plenamente identificado) que monitorea y puede captar tus imágenes con el objetivo de preservar la seguridad y facilitar el cumplimiento de las funciones académicas, administrativas y disciplinarias de la Institución.

Además, es importante que conozcas que algunas actividades académicas y formativas en las que participes pueden ser grabadas por la Universidad Ean.

PARA LA PARTICIPACIÓN EN REUNIONES DE TRABAJO Y/O ACADÉMICAS

Algunas actividades académicas, formativas, laborales o de servicios en las que participen los titulares, pueden ser grabadas por la Universidad Ean y se podría solicitar el encendido de cámara, cuando exista una finalidad admisible para esto.

SI ERES ASPIRANTE, INTERESADO, ESTUDIANTE, REPRESENTANTE LEGAL DE UN ESTUDIANTE, DOCENTE, EMPLEADO (COLABORADOR), PR OVEEDOR O CONTRATISTA

PARA ACOMPAÑARTE EN TU PROCESO DE VINCULACIÓN Y/O EN EL RELACIONAMIENTO QUE TENGAS CON LA UNIVERSIDAD EAN

En este proceso recabaremos información personal para adelantar tu vinculación y desarrollar las actividades propias de tu relación contractual con la Universidad, llevar a cabo la prestación de los servicios actuales y futuros ofrecidos por la Institución, darte a conocer las alianzas nacionales e internacionales y convenios que tenemos disponibles para tu desarrollo, divulgar los beneficios, descuentos, becas y programas de financiación a los que te puedes postular, así como verificar tu información académica, financiera, administrativa, judicial y demás que sea necesaria para prestarte nuestros servicios.

PARA COMUNICARNOS CONTIGO Y MANTENERTE INFORMADO

Usaremos tus datos personales para informarte, enviarte comunicaciones y actualizaciones respecto de tu relación contractual con la Universidad Ean, la prestación de los servicios actuales y futuros, sus términos y condiciones, las actividades de acompañamiento a la comunidad Eanista, las alianzas y convenios nacionales e internacionales que tengamos disponibles para tu desarrollo, los servicios de carácter comercial y publicitario propios o de nuestros aliados, los beneficios, descuentos y becas a los que te puedas postular y programas de bienestar de los que puedas ser parte, así como cambios que puedan presentarse en los servicios de la Universidad.

PARA CONOCER TUS NECESIDADES ESPECÍFICAS Y PRESENTARTE OFERTAS Y BENEFICIOS

Para acompañarte en tu relacionamiento con la Universidad, es importante conocer tu opinión y condiciones particulares. Esta información será tratada con las siguientes finalidades específicas:

1. Conocer la percepción que tienes sobre servicios de la U y la calidad de los mismos.
2. Entender tu afinidad y/o tus preferencias con los programas y servicios de la U y los de sus aliados.
3. Realizar transferencia y/o transmisión de tus datos tanto a nivel nacional como internacional, atendiendo a tu interés y cumpliendo con los compromisos de Ley.
4. Desarrollar las actividades administrativas necesarias para el relacionamiento con la Universidad Ean, incluyendo emisión de facturación, cobros y pagos, entre otras.
5. Actualizar tu información y la de quienes hayan servido de garantes o codeudores, así como emitir certificaciones.
6. Recabar y salvaguardar tu estado académico, administrativo, disciplinario y/o financiero en la Universidad Ean y tu historial académico/profesional previo, junto con la documentación personal que entregues en el proceso de vinculación a la Institución.
7. Acompañar a los miembros de la comunidad Eanista a través de programas de bienestar de atención psicosocial, actividades deportivas, culturales, de salud, entre otras.
8. Acompañar y ejecutar las acciones disponibles por la Universidad Ean para retener talento y para promover el éxito académico.
9. Informar a terceros (por ejemplo, familiares o acudientes) sobre situaciones relevantes del desarrollo de la relación académica, proponer y gestionar planes de acompañamiento, suministro de información de financiación y pagos.

PARA FACILITAR EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES ACADÉMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DISCIPLINARIAS

Algunas actividades académicas y formativas en las que participes pueden ser grabadas a través de las plataformas tecnológicas dispuestas por la Universidad Ean. Así mismo, algunas pruebas virtuales podrán desarrollarse con el apoyo de tecnología que permite registrar el comportamiento del estudiante y su desempeño en las mismas, por lo cual se requerirá de tus registros de imagen y/o de audio, los cuales podrían llegar a tener la naturaleza de sensible, si se aplican técnicas biométricas.

Queremos RECORDARTE que:

• Para acompañar tu formación integral o vínculo con la Universidad podrá ser necesario tratar datos relativos a tu historial deportivo, intereses culturales, a tu salud y condición física y sicológica.
• Si eres mayor de 12 años y menor de 18 años, tienes la calidad de MENOR ADULTO y por ello tu puedes otorgar directamente la autorización para informarte sobre el portafolio de programas académicos de la Institución y para garantizarte el acceso y prestación del servicio educativo. En este sentido, la Universidad Ean protegerá tus datos y sólo los usará para que puedas adelantar tu proceso formativo y hagas efectivo tu derecho a la educación protegido por la Constitución.
• Puedes ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre el Tratamiento de los datos personales, mediante escrito dirigido a la UNIVERSIDAD EAN, identificada con NIT 860.026.058 – 1 y teléfono (571) 5936464 a la dirección de correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co, indicando en el asunto el derecho que deseas ejercer, o mediante correo ordinario a la dirección: Calle 79 # 11 – 45, Bogotá, D.C.

Estas finalidades se desarrollan en cada una de las bases de datos registradas antes la Superintendencia de Industria y Comercio. Te contamos que la Universidad Ean, tiene registradas las siguientes bases de datos:

V. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Es importante que conozcas que la Universidad Ean podrá transmitir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa, académica, o comercial, a quienes le provean bienes o servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En este ejercicio la Universidad Ean adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a tus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por la institución, el Manual de Directrices y Procedimientos, el Manual de Seguridad de la Información y los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. Así como velará, porque cuenten con sus propias Políticas y tengan medidas de seguridad y procesos que permitan dar un uso sujeto a la finalidad y con el cumplimiento de los deberes establecidos en la ley para los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.

En todo caso, la transferencia Internacional de datos personales se realizará, previa autorización del titular, únicamente a terceros con quienes la Universidad Ean, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal y con aquellos con quienes los estudiantes hayan manifestado su interés de generar un vínculo académico.

VI. Derechos del titular de los datos

Dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, los titulares de la información en la Universidad Ean tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Universidad Ean. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos y fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Ser informado por la Universidad Ean previamente sobre el uso que le ha dado la Institución a sus datos personales.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esto, con excepción de los casos en los que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado.
5. Acceder a los datos personales que hayan sido entregados por el titular y que sean objeto de tratamiento por parte de la Universidad Ean.
6. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Universidad Ean, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7. Solicitar la eliminación de los datos personales cuando se haya agotado la finalidad que dio lugar a su tratamiento y no exista un deber legal o contractual que lo impida.
8. Solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos utilizados para contacto con fines comerciales y publicitarios.

VII. Mecanismos para la protección de los derechos

Nos interesa la protección de tus datos, la Universidad Ean ha implementado medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales necesarias para la protección de sus datos personales. Para ello cuenta con las políticas y procedimientos legales necesarios adoptados internamente y administrados por el oficial de datos personales quien lidera la adecuada ejecución del programa de gestión de protección de datos personales.

Adicionalmente cuenta con el Manual de Seguridad de la Información, el Manual de uso de cookies y otras tecnologías y el Manual de Directrices y Procedimientos.

Para mayor información sobre el Tratamiento de tus datos personales podrás consultar la Política de Protección de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página de la Institución.

VIII. MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD:

Y finalmente, queremos contarte que cualquier modificación al presente Aviso será informada oportunamente a través de la página web de la Universidad. A continuación, se relacionan las fechas en que este aviso ha sido revisado y actualizado.