Manuales

 

Consulte aquí el Manual de Seguridad de la Información

 

 

Descripción

La Universidad Ean ofrece dos tipos de repositorios institucionales (carpetas compartidas y sharepoint), con el propósito de garantizar el respaldo, asegurar, proteger y centralizar la información de cada proceso. El acceso se da a través del usuario y contraseña asignado a los colaboradores para la sesión de red; el acceso a los repositorios es responsabilidad exclusiva de los colaboradores.

La Gerencia de Innovación y Desarrollo de TIC, garantiza la disponibilidad de los repositorios institucionales.

Uso de los repositorios institucionales

  • Evitar divulgar y/o transferir la información sensible almacenada en los repositorios institucionales a personas no autorizadas.
  • El usuario al cual se asigna un equipo de cómputo, es el único responsable del equipo y de la información de la Universidad a la que se acceda a través de él.
  • Las credenciales asignadas para el acceso a los repositorios institucionales son de uso personal e intransferible.
  • El usuario es responsable de bloquear la sesión de red al momento de levantarse del puesto de trabajo.
  • La información almacenada en los repositorios institucionales por los procesos debe cumplir con lo establecido en el reglamento de propiedad intelectual resolución 144 del 20 de noviembre de 2013 o en su defecto el que se encuentre vigente.

A. La información que se guarda en los repositorios institucionales (carpetas compartidas y sharepoint) es la siguiente:

  • Información relacionada en el listado maestro de registros del sistema de gestión de calidad, que incluye las tablas de retención documental.
  • Información que este en versión final (Informes, presentaciones, planos, hojas trabajo, actas de reunión, entre otros)
  • Información que cada proceso considere importante para el desarrollo de sus actividades y/o que deba mantenerse bajo controles de seguridad y con su respectivo respaldo y protección.
  • La información activa en los repositorios institucionales tiene una vigencia de un (1) año.
  • Información con mayor antigüedad (hasta 3 años) será guardada como histórico a los cuales se tendrá acceso únicamente con permisos de lectura.

B. La información que NO se guarda en las unidades de red o carpetas compartidas es la siguiente:

  • Información personal, música en cualquier formato, videos, fotos e imágenes cuya propiedad intelectual no sea de la Universidad o que vaya en contra de las normas vigentes relacionadas con derechos de autor y privacidad.
  • Información cuya procedencia sea desconocida.
  • Información que no se considere relevante para la normal ejecución de las actividades de cada proceso debe guardarse en los discos locales del equipo de cómputo asignado.

C. Para el almacenamiento y asignación de nombres a los archivos que se guarden en los repositorios institucionales se tiene en cuenta:

  • La estructura de carpetas de los repositorios (carpetas compartidas) asignados a cada proceso ha sido definida de acuerdo a lo siguiente:
    • Carpeta con Nombre de proceso
    • Subcarpeta del año
    • Subcarpetas por áreas o subprocesos
    • Subcarpeta compartida para el proceso

Para cualquier información almacenada fuera de esta estructura no será realizada copia de respaldo.

  • Los permisos a los repositorios institucionales de cada proceso son asignados a los colaboradores que pertenecen al respectivo proceso. Se asignan permisos de escritura sobre las carpetas propias y permisos de lectura sobre las otras carpetas del proceso. Para la carpeta compartida del proceso se asignan permisos de escritura y lectura para todos los colaboradores del proceso.
  • Los nombres de las carpetas y archivos contienen máximo 32 caracteres de esta forma se garantiza que la copia de respaldo se haga correctamente.
  • Los nombres de las carpetas y archivos no deben tener caracteres especiales como: ñ, tilde, _, %,*, /, entre otros).
  • Los nombres de las carpetas y archivos no deben tener nombres propios de colaboradores o un nombre por defecto (Nueva carpeta).
  • Atender las especificaciones respecto a la clasificación que desde gestión documental se defina para la asignación de nombres de archivo.
  • Cada proceso contará con un responsable de la gestión del repositorio institucional asignado al proceso quien se encargará de velar por el adecuado manejo y conservación de la estructura de almacenamiento definida en este lineamiento.
  • Archivos con información sensible o confidencial deben contar con contraseña para proteger su confidencialidad.

Para solicitar la recuperación de información de la copia respaldo de los repositorios institucionales se realiza la solicitud a la Gerencia de Innovación y Desarrollo de TIC a través de la mesa de servicio y la atención de estos requerimientos se hará conforme al procedimiento definido en el sistema de gestión de calidad, documento TIC-301 Generación y Restauración de Copias Respaldo que se encuentre vigente.

 

 

Telefonía

 

Manuales de Uso Telefonía

 

Códigos funcionalidades del sistema de Telefonía IP

 

 

 

Acuerdo No. 019 de Noviembre 9 de 2017. Por el cual se adopta el Manual de Auditoria Interna de la Universidad Ean.

 

EAN

Con acreditación Institucional de Alta Calidad

Res. Nº 29499 del Mineducación 29/12/17, Vigencia 28/12/21
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