Gestiona la información académica del estudiante, permanencia y titulación, garantizando el cumplimento del reglamento estudiantil y demás normativa institucional dentro del ámbito del registro académico, dando fe pública del mismo.
Área encargada de coordinar en forma centralizada los procesos de matrícula académica, realizar seguimiento y control al registro de las calificaciones de los estudiantes en el sistema académico, velar por el cumplimiento del calendario de actividades académicas y administrativas, garantizar la calidad y la confiabilidad de la información registrada en el sistema académico, generar certificados académicos, gestionar el proceso de grado para el otorgamiento de títulos en cumplimiento de la normatividad establecida.
¿A quiénes está orientado el servicio de Registro Académico?
Este proceso brinda apoyo e información a todos los estamentos de la Universidad, tales como: docentes, estudiantes, graduados y al público en general, ya que da respuesta a las necesidades de información sobre registro académico y documentación.
Además, permite a los usuarios obtener información oficial sobre los diferentes procesos académicos. Asimismo, garantiza la aplicación adecuada de las normas legales, estatutarias y reglamentarias en los asuntos de su competencia.
¿Es lo mismo Registro Académico que la Secretaría Académica?
En esencia NO. Sin embargo, la figura del Secretario Académico que dependía de cada facultad y quien era el responsable de toda la atención académica de los estudiantes desapareció. Se creó la unidad de Registro Académico, que depende de la Secretaría General y se encarga de los procesos académicos generales para todas las facultades de la Universidad Ean.
Por lo anterior, existen algunos procesos académicos que no dependen de Registro Académico, pero que sí son responsabilidad de cada facultad.
¿Qué Actividades realiza la oficina de Registro Académico?
Este proceso administra los procedimientos y estrategias académico administrativas que sean necesarias para planear, organizar, registrar y controlar las siguientes acciones:
- Velar, junto con los decanos y directores de programa, para que los reglamentos de profesores y estudiantes sean cumplidos a cabalidad.
- Custodiar los documentos e historia académica del estudiante (matrículas y registros de calificaciones).
- Orientar, implementar y supervisar el conjunto de normas, procedimientos e instrumentos requeridos para llevar a cabo las actividades de registro y control de notas, matrícula académica, adiciones y cancelaciones de unidades de estudio.
- Coordinar e implementar el proceso de matrícula en sus etapas de divulgación, inscripción y ejecución.
- Supervisar y validar el registro de calificaciones de los docentes.
- Coordinar y vigilar el cumplimiento del calendario de actividades académicas y administrativas.
- Supervisar las políticas de los horarios de clase de cada facultad con el fin de que sean acordes con la transversalidad.
- Realizar el registro de notas en los casos especiales que lo amerite.
- Diseñar planes de mejoramiento continuo sobre los procesos académicos relacionados.
- Verificar el cumplimiento de todas las normas legales para obtener el debido título y expedir el respectivo diploma y acta de grado.
- Certificados.
¿Qué procesos académicos son de competencia de cada Facultad?
- Secretaría y seguimiento de los consejos de facultad.
- Coordinación de docentes, encuestas docentes, planeación de horarios, autorización de carga y contratación docente.
- Conflictos académicos entre docentes y estudiantes.
- Autorizaciones de segunda calificación, validaciones.(Registro Académico vela por el cumplimiento de fechas de estos requerimientos)
- Sanciones y procesos disciplinarios
