¿Cómo hacer un derecho de petición verbal?

Regular la PRESENTACIÓN, RADICACIÓN Y CONSTANCIA de las PETICIONES PRESENTADAS VERBALMENTE en forma presencial, por vía telefónica, por medios electrónicos o tecnológicos o a través de cualquier otro medio idóneo para la comunicación o transferencia de la voz.

Se deberá centralizar la recepción de las peticiones verbales en una oficina de la institución.

Para dicha recepción se deberá destinar el número funcionarios suficientes para atender eficientemente las peticiones verbales que diariamente se reciban.

Se deberá dejar constancia y radicar las peticiones verbales que se reciban,por cualquier medio idóneo que garantice la comunicación o transferencia de datos de la información al interior de la entidad.

La constancia de la recepción del derecho de petición verbal deberá radicarse de inmediato.

Si el peticionario lo solicita, se le entregará copia de la constancia de la petición verbal.

La institución será responsable de la gestión de las constancias de las peticiones verbales presentadas y de la administración de sus archivos, para lo cual diseñarán o adecuarán los sistemas que permitan la debida organización y conservación, de acuerdo con los parámetros y lineamientos generales establecidos por el Archivo General de la Nación.

1. Número de radicado asignado a la petición.
2. Fecha y hora de recibido.
3. Nombres y apellidos completos del solicitante, documento de identidad y dirección física o electrónica.
4. El objeto de la petición.
5. Las razones en las que fundamenta la petición.
6. La relación de los documentos que se anexan para iniciar la petición. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, se deberá indicar al peticionario los documentos o la información que falten, sin que su no presentación o exposición pueda dar lugar al rechazo de la radicación de la misma.
7. Identificación del funcionario responsable de la recepción y radicación de la petición.
8. Constancia explícita que la petición se formuló manera verbal.

• La respuesta deberá darse en los plazos establecidos en la ley (mismos tiempos del DP escrito).
• Si se da repuesta verbal a la petición, se deberá indicar de manera expresa la respuesta suministrada al peticionario en la respectiva constancia de radicación.
• La respuesta a peticiones de acceso a información deberá hacerse por escrito.

La Institución deberá garantizar un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas tecnologías para una ordenada atención de peticiones verbales.

Si es del caso, el funcionario encargado de recibir y radicar la petición verbal informará al peticionario, en el mismo acto de recepción, que la institución a la cual representa no es la competente para tramitar su solicitud y procederá a orientarlo para que presente su petición ante la autoridad correspondiente.

• Para la recepción y radicación de las peticiones presentadas verbalmente, se deberán adoptar medidas que promuevan la inclusión social de personas en situación de vulnerabilidad o por razones de discapacidad, especial protección, género y edad.
• En ese sentido, las autoridades podrán adoptar medidas como, conceder atención prioritaria y diferencial, disponer de personal especializado para recepcionar y apoyar en el desarrollo y precisión de la petición, entre otras.

• Las personas que hablen una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia podrán presentar peticiones verbales en su lengua o dialecto.
• La Institución habilitará los respectivos mecanismos que garanticen la presentación, constancia y radicación de dichas peticiones. Cuando no se cuente con intérpretes en su planta de personal para traducir directamente la petición, se dejará constancia de ese hecho y grabarán el derecho de petición en cualquier medio tecnológico o electrónico, con el fin de proceder a su posterior traducción y respuesta.

• Se deberá reglamentar la tramitación interna de las peticiones verbales que les corresponda resolver, y la manera de atenderlas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo y en cumplimiento de los términos legales.
• A más tardar el 30 de enero de 2017, deberán implementarse los mecanismos e instrumentos internos que permitan el cumplimiento de esto.

• Se deberá divulgar en un lugar visible de acceso al público, así como en la pagina web institucional, carteleras oficiales u otros, y el procedimiento y los canales idóneos de recepción, radicación y trámite de las peticiones presentadas verbalmente.
• El encargado de la recepción de las peticiones verbales deberá indicar al ciudadano la posibilidad de presentarlas y no podrá negar su recepción y radicación con la excusa de la exigencia de un documento escrito, salvo que la petición así lo requiera.
• En ese caso, deberá poner a disposición de los interesados formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciamiento, sin costo, a menos que una ley señale expresamente lo contrario.

• La Universidad Ean recibe una cantidad importante de peticiones de sus estudiantes y terceros y muchas veces se presentan de manera verbal.
• Por lo anterior es menester tener claridad con la forma correcta bajo el punto de vista legal de cómo resolver y dar respuesta oportuna y dentro de términos a los peticionarios.
• La Universidad Ean deberá tener en cuenta la implementación del procedimiento interno que se llevará para este tipo de peticiones ya que en enero del 2017 deberá tenerlo en funcionamiento a la perfección según el Decreto aquí analizado.
• Incumplir esta normatividad tanto en tiempos de respuesta, forma o procedimiento interno podrá dar lugar a situaciones jurídicas desfavorables para la institución.

1. Establecer un procedimiento por medio del cuál se determine la forma de recepción, constancia y respuesta de las peticiones verbales.
2. Determinar la unidad encargada de recibirlas.
3. Divulgar el procedimiento en la comunidad universitaria.
4. Expedir reglamentación interna regularizando este tema.
5. Analizar posibles formatos para facilitar a los peticionarios y a los colaboradores interponer y dar respuesta a las peticiones, respetando las directrices legales.
6. Varios…