Tres características de SAP®:

• Es Integral, porque permite controlar los diferentes procesos de una empresa o institución, entendiendo que se relacionan entre sí.
• Es Modular, porque entiende que una institución es un conjunto de unidades organizativas que se encuentran interrelacionadas por la información que comparten. En SAP, las áreas y procesos de negocio están representados por módulos o componentes.
• Es Adaptable, porque está creado para adecuarse a la realidad de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración de los procesos de acuerdo a las necesidades y requerimientos de cada uno de ellos.

Alcance del Proyecto:

El Proyecto Innova contempla la implementación de las siguientes soluciones del sistema de información SAP:

S/4 Hana ERP (Entrerprise Resource Planning / Planificación de los recursos empresariales) sobre el cual se ejecutan y controlan algunas de las actividades de nuestros procesos financieros y logísticos, tanto misionales como de apoyo. Este módulo ya se encuentra en ejecución.

Conoce los módulos del ERP:

Módulos Logísticos:

• MM (Material Management) - Compras e inventarios: Administra las solicitudes de compra, las compras, los pedidos y los inventarios de la entidad.
• PM (Plant Maintenance) - Mantenimiento: Administra el mantenimiento de planta de una empresa, clasificando los mantenimientos en preventivos y correctivos.
• SD (Sales & DIstributíon) - Ventas y Distribución: Administra la información de las ventas, facturación y distribución.
• PS (Project System) - Proyectos: Permite administrar y gestionar los proyectos que se crean de forma específica dentro de la entidad.

Módulos Financieros:

• AM (Assets Management) - Contabilidad de Activos fijos: Administra la contabilidad de los activos fijos.
• AP (Account Payable) - Cuentas por Pagar: Gestiona las cuentas por pagar de todos los proveedores.
• AR (Account Receivable) - Cuentas por Cobrar: Gestiona las cuentas por cobrar de la institución.
• CO (Controlling) - Control: Administra la contabilidad interna de la empresa. Permite el análisis de información de costos para desarrollar funciones de planeación, control y toma de decisiones.
• FM (Fund Management) – Presupuesto: Administra toda la estructura de presupuesto y control de ejecución de los fondos de la Organización.
• GL (General Ledger) - Contabilidad General: Este módulo administra la información contable y se puede ver la consolidación de la información de los módulos auxiliares.
• TR (Treasury) -Tesorería: Administra los recaudos y está asociado con los módulos de AR y los pagos asociados con AP.
• FI-CA (Financial Contract Accounts Payable and Receivable) - Cuenta Corriente Contractual: Permite tener de forma centralizada todas las actividades financieras del estudiante, en el cual se maneja un “estado de cuenta” donde se pueden analizar las operaciones que tenga con la universidad.

HCM (Human Capital Management / Gestión de Capital Humano) controla los procesos de desarrollo humano de la institución: administración de personal, gestión de tiempos y asistencias y cálculo de la nómina. Al igual que el ERP, el Modulo de HCM ya es utilizado en la Universidad.

Conoce los módulos de HCM:

• OM (Organizational Management) - Gestión de la Organización: Permite la administración y planificación de la estructura organizativa de la universidad.
• PA (Personnel Administration) - Administración de Personal: Permite la gestión de personal y el manejo de información de los empleados.
• PT (Personnel Time Management) - Gestión de Tiempos y Asistencia: Permite registrar, buscar, controlar y evaluar los tiempos de trabajo y actividades de los colaboradores de la universidad.
• PY (Payroll) - Nómina: Controla la transferencia del cálculo de la nómina a la contabilidad de la empresa.

SLCM (Student Lifecycle Management / Ciclo de vida del Estudiante): Soporta los procesos desde que el estudiante es admitido hasta que se gradúa: registros de estudiantes, finanzas estudiantiles, reclutamiento y admisión, asesoramientos, estructura académica, calendario y programación de clases, entre otros. Nuestra proyección, es que para el período académico 2018-1, todos los procesos mencionados sean gestionados en SAP.

Conoce los procesos que gestionará el Módulo de SLCM:

• Admisiones: Contempla las actividades de admisión de los aspirantes a cursar programas de educación formal, estudiantes nuevos (recién admitidos), hasta el momento en que pueda realizar su primera matrícula como estudiante.
• Estructura Académica: Orientado a la población administrativa y permite la gestión y control de los planes de estudio.
• Programación académica: Soporta la gestión de formación y la planeación de las actividades académicas para que el estudiante pueda realizar la inscripción de unidades de estudio y generar su horario de clases. Este módulo se integra con el sistema de Desarrollo Humano HCM entregando información de docentes para el proceso de contratación y pago de nómina.
• Calificaciones: Orientado a la población más importante de la universidad Ean docentes y Estudiantes, para el registro, visualización y seguimiento del avance académico.
• Matricula Académica y Matricula Financiera: Servicio orientado a la población estudiantil para el proceso de inscripción y liquidación de unidades de estudio que el estudiante elige para cursar en un periodo académico.
• Progresiones e Índices: Previa ejecución de la normativa existente, establece estado del estudiante para renovar matricula.
• Calendario Académico: Permite el cargue y control de las fechas de vencimiento de los diferentes procesos académicos administrativos que tienen relación directa para los procesos de los estudiantes y docentes en cumplimiento a la normativa establecida.
• Graduación: Permite gestionar el otorgamiento del título académico a los estudiantes que han cumplido con los requisitos del plan estudio y los exigidos por la ley y la institución.

Te contamos algunos de los beneficios de la nueva plataforma:

Matrícula:

Las inscripciones de matrículas se realizarán en SAP y se iniciarán con el período académico 2018-1

Algunas características de esta funcionalidad:

• Permitirá realizar este proceso de manera mucho más ágil y amigable teniendo una mayor capacidad de concurrencia, lo que quiere decir que soportará la inscripción al mismo tiempo de un mayor número de estudiantes, mucho más que Sugar.
• Al seleccionar un determinado grupo, automática tomará el cupo. Ya no se tendrá que esperar hasta validar y guardar la matrícula.
• Se dará cita y rango de tiempo para que los estudiantes ingresen a inscribir sus unidades de estudio de manera organizada.
• La plataforma controlará los prerrequisitos de las unidades de estudio. Esto permitirá que el estudiante inscriba la unidades de estudio más organizadamente (SAP identificará las unidades de estudio que tiene prelación con otras.

Calificaciones:

Los estudiantes de pregrado presencial y especializaciones desde ya pueden consultar sus Calificaciones de manera rápida, fácil y en tiempo real ya que, apenas los docentes registren las notas, se podrán visualizar automáticamente en el sistema. Próximamente, los estudiantes de virtuales, maestrías y doctorados también contarán con esta funcionalidad.

Además, los docentes contarán con un tiempo de carga de calificaciones.

Te contamos algunas características de esta funcionalidad:

• Próximamente, el sistema enviará un mensaje a los estudiantes donde se les notificara que tienen una calificación registrada.
• Los estudiantes de práctica profesional podrán ver qué calificación les coloca el tutor académico y el tutor empresarial (diferenciadas).

Autoservicio:

Nuestros estudiantes podrán auto gestionar muchos de los servicios que le ofrece la Universidad Ean tales como; certificados académicos y estudio, transferencias, derechos de grado, entre otros. Esto reducirá la gestión manual administrativa y mejorará los tiempos de respuesta.
También, el retiro de las unidades de estudio se podrá realizar a través del portal. Ya no será necesario acercarse a Registro Académico para este trámite que podrá ser realizado dentro de las fechas definidas.

Otros beneficios:

Accesibilidad:

Se puede ingresar desde cualquier dispositivo, solo con conexión a internet. Además, el portal cuenta con un formato “responsive” que facilita la visualización desde tablets y móviles.

• Horario y calendario:

Los estudiantes podrán ver su horario de clases y el calendario académico por semana o por mes.

• Datos personales:

De manera auto gestionable, permitirá a los estudiantes revisar y modificar tu información personal como nombre, dirección, teléfono, entre otros.

• Búsqueda:

Como nos encontramos en un período de transición tecnológica, solo para el período académico 2018-1 deberás realizar tu Matrícula en dos momentos:

• Matrícula – 20 al 25 de noviembre.
• Confirmación de matrícula – 15 al 20 de diciembre.

Ya para el próximo período académico, realizarás el proceso de matrículas con normalidad en SAP

Estamos cambiando para brindarte un mejor servicio y en este proceso de transición, contamos con tu comprensión y colaboración en esta gran iniciativa que promueve la Universidad Ean y que permitirá optimizar todos nuestros procesos.

Apreciado Docente, recuerde las siguientes recomendaciones para el registro de sus calificaciones:

Prueba Objetiva:

A partir del periodo académico 2017-2 los esquemas de calificación se ampliaron, por lo cual la calificación correspondiente a la prueba objetiva se registrará en el campo de prueba objetiva 10% 0 15%, según corresponda. Es decir, con los nuevos esquemas de calificación esta nota es independiente de cualquier corte de unidad de ciclo o semestre. El cálculo de la calificación final o definitiva, lo realiza directamente el sistema de acuerdo al esquema que tenga asociada la unidad.

Registro de Calificaciones.

• El reporte de calificaciones se realiza dentro de las fechas establecidas para cada corte o nota única según calendario académico, vencida la fecha automáticamente el sistema cierra la opción para calificar y no muestra grupos para calificar.
• Vencida la fecha para el registro de calificaciones, si va a realizar una modificación se activa el protocolo de contingencia, en el cual se debe indicar los motivos del cambio para que el coordinador de programa y/o núcleo, según Facultad, pueda ingresar al aplicativo local (GUI) y realizar la modificación o registro extemporáneo de la calificación.
• El esquema de calificación es definido por cada facultad y, para cualquier cambio, se debe realizar después del registro de calificaciones (definitiva) y antes que los estudiantes se matriculen.
• Si la calificación contiene decimales, estas se deben separar con coma (con punto genera error) y máximo dos decimales de acuerdo con el reglamento estudiantil.
• La escala de calificación cuantitativa establecida en la Universidad Ean, es de 0 a 100 puntos. Pregrados aprueban con 60/100 puntos y posgrados con 70/100 puntos.
• La opción para calificar "validación" corresponde únicamente al reporte de calificación obtenido por un estudiante que haya presentado este examen, de acuerdo con el Reglamento Estudiantil. En los demás casos se deja en blanco. Si por error registra calificación allí y actualiza, para el sistema prevalece esta calificación.
• Después de registrar las calificaciones, deberá dar clic en el botón “actualización” para que se guarden y el estudiante las pueda revisar a través de la plataforma SAP.

La opción de calificación final, se activa con el último corte y en este punto deben calcular y actualizar la calificación definitiva en el botón de "calcular y actualizar". En esta opción también se debe cerrar la calificación para que los créditos se vean reflejados en el expediente del estudiante, para esto dan clic en el botón completado, ya que el no cerrar la calificación afecta el proceso de cierre de semestre.

• Con el cierre de la calificación posteriormente no puede realizar modificaciones, en este caso del último parcial.
• Un cambio corresponde a la ampliación de las calificaciones de prueba objetiva dentro de los esquemas de calificación, dicha calificación en esta fase debe ser registrada por el docente.
• Los docentes de programas virtuales a partir del C4 no tendrán que digitar calificación en SAP, ya que se realizará un proceso de interface con Blackboard.